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Intranet 2.0

Jeudi 11 novembre 2010 4 11 /11 /Nov /2010 09:00

L'intranet centralisé est mort, vive l'intranet ubiquitaire

Le portail intranet est l'un des média de communication préféré des organisations. Pour autant, ce media souffre universellement du même problème : comment faire en sorte que les utilisateurs le consultent ? Ce qui nous amène à une vision nouvelle de l'intranet, plus ubiquitaire.

 

Les organisations ont désormais pris l'habitude de communiquer via leur portail intranet. Tout est donc mis en oeuvre pour que nul n'ignore les messages diffusés, ce qui implique souvent des alertes par messagerie, des pages d'accueil de navigateurs internet bloqués sur l'accueil de l'intranet, etc...

 

Pourtant, l'utilisateur, pressé, ne passe que rapidement et superficiellement sur ces messages, basculant rapidement sur ses outils et sites web habituels, de production. Au même titre que l'on ne fait pas boire un âne qui n'a pas soif, on ne peut obliger un collaborateur à consulter une information, ni à la consulter à un endroit où il n'a pas une envie naturelle d'aller. 

 

L'idée est donc simple : conserver le portail intranet pour tout ce qui concerne l'accès aux applications et la publication de la communication d'entreprise, mais permettre aux utilisateurs de s'abonner à la communication d'entreprise partout où ils le souhaitent, partout où ils travaillent au quotidien.

 

L'intranet ubiquitaire, présent et consultable de partout, est né. Widgets et flux RSS en sont le pivot.

Par Tecoman - Publié dans : Intranet 2.0
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Mercredi 16 décembre 2009 3 16 /12 /Déc /2009 08:19

Tuer son intranet en 10 leçons

Une présentation que j'ai trouvée amusante :
10 Worst practices for intranets
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(via EntrepriseGlobale)
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Lundi 29 juin 2009 1 29 /06 /Juin /2009 08:27

Intranet 2.0 - Global Study Final Results

Prescient Digital Media vient de publier son étude 2009 concernant l'intranet 2.0. Réalisée sur un échantillon de 561 organisations mondiales, elle a été menée entre l'automne 2008 et le printemps 2009. Elle nous éclaire sur certains faits et tendances.

Voici quelques résultats :
- 24% des personnes interrogées ne savent pas quelle est la fréquentation de leur intranet. Voilà qui en dit long sur l'intérêt porté à ce média interne.

- Un résultat curieux : si 4% des entreprises interrogées déclarent plus de 100 000 collaborateurs connectés, le nombre de visiteurs uniques dépasse le million voire les 10 millions dans 5% des cas... les répondants auraient-ils des intranets massivement ouverts en extranets ? Ou alors auraient-ils confondus ?

- 45% des répondants déclarent entre 100 et 1000 utilisateurs uniques par mois. Pourtant, 61% d'entre eux déclarent aussi plus de 1000 collaborateurs connectés... d'ici à conclure que les intranets sont globalement encore assez peu utilisés, il n'y a qu'un pas, d'autant que certains intranets sont ouverts par défaut au lancement du navigateur, ce qui perturbe substantiellement les statistiques d'usage réel !

- 11% utilisent un CMS issu d'un portail, le reste étant réparti entre l'open source (10%), des solutions packagées (25%), des solutions maison (25%), etc...

- 6% des entreprises utilisent les réseaux sociaux à grande échelle
- Les tags sont pleinement utilisés dans 9% des cas
- Les flux RSS ne sont communs que dans 13% des cas
- 6% des organisations utilisent les podcasts

=> il y a donc un fort potentiel de développement dans ces domaines, potentiel qui s'exprime clairement dans les réflexions et les tests des organisations :
- seuls 20% ne s'intéressent pas aux réseaux sociaux
- 24% ne s'intéressent pas aux tags
- 12% ne considèrent pas les flux RSS
- 30% n'ont aucun intérêt pour les podcasts.

- 52% des entreprises ont commencé l'intégration d'outils 2.0 depuis moins de 2 ans. 33% répondent ne pas en avoir.

. - 47% des intranets sont construits avec Sharepoint (MOSS). L'étude ne mentionne pas WebSphère (IBM), alors qu'elle cite des petites solutions : est-ce un (mauvais) signe pour IBM ?

- 53% des organisations ont des collaborateurs qui contribuent au moins une fois par semaine voire plusieurs fois par jour.

- 77% des outils "2.0" implémentés sont dédiés à la collaboration entre collaborateurs et à la gestion de la connaissance.

Les freins au déploiement d'outils intranet 2.0 sont encore principalement liés :
- au manque de support des DSI : 31%
- au manque de support des dirigeants : 33%
- au manque de visibilité sur le ROI de ces outils : 30%
- à des problèmes liés aux règles internes : 27%
- à des priorités supérieures : 27%

Le potentiel des outils 2.0 reste donc encore parfois largement incompris. Parions cependant que cette situation, qui a déjà fortement évolué en quelques années, va encore considérablement changer dans les 2 années qui viennent, sous la pression des collaborateurs et d'un style de management forcé d'évoluer pour maintenir l'entreprise compétitive.

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
- Les autres articles sur l'intranet 2.0 de Tecoman
- Divers articles sur l'intranet 2.0 butinés sur la toile
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Mercredi 8 avril 2009 3 08 /04 /Avr /2009 08:04

Intranet 2.5 : pour aller plus loin vers l'entreprise 2.0

Une fois que l'on est convaincu du bien fondé des principes et de la valeur ajoutée de l'Entreprise 2.0, il reste encore à mettre tout cela en oeuvre, et ce n'est guère le plus simple.

Paradoxalement, ce n'est pas uniquement dans les entreprises les plus récentes et jeunes que le potentiel existe : on peut trouver de bien "vieilles dames" dont le dynamisme ou le potentiel latent est étonnant. Certes, plus les habitudes sont ancrées, et plus il pourra être délicat de tenter de les changer, mais il apparait que les acteurs sont potentiellement prêts à changer si on leur apporte quelque chose d'innovant avec une forte valeur ajoutée, pour eux.

En effet, peut-être faut-il ajouter un nouvel axe de réflexion à nos axes traditionnels. Si l'entreprise avait jusqu'ici coutûme de raisonner en termes de valeur ajoutée globale, elle avait (et a toujours) tendance à parfois oublier que les hommes et les femmes qui la composent sont les principaux leviers de cette valeur ajoutée, et que le manque d'engagement et de motivation peuvent ruiner une politique globale si elle n'est pas suivie et appliquée ("ou adaptée" ajouteront certains ;-). Ce nouvel axe est donc celui qui implique les collaborateurs, en leur apportant une valeur ajoutée personnelle, et osons le : un plaisir personnel.

Si certaines entreprises (indiennes) poussent même la démarche à l'extrême jusqu'à changer leur logique de "Customer First" à "Employee First", mon propos est seulement ici de dire que l'Organisation tirera d'autant plus de valeur de sa démarche qu'elle saura motiver ses collaborateurs en prenant en compte leur motivations personnelles. Dans un monde qui change, avec des générations (Y, mais pas seulement) dont la culture évolue et qui ne cherchent plus à "faire carrière" dans l'entreprise, il va devenir critique d'adopter des pratiques nouvelles.

L'intranet me semble être un support privilégié de ce changement, ne serait-ce que parce qu'il est accessible et visible par tous, et qu'il permet de centraliser et rationnaliser les technologies et les coûts.

Un certain BD nous dirait que la première étape, avant d'implémenter des solutions, consiste à identifier des besoins. Il y a ici toute une palette de subtilités : de l'identification formelle d'un besoin fortement exprimé et décrit par un client interne, au signal faible d'un besoin latent non exprimé, faute pour les utilisateurs de savoir le formaliser voire même de simplement le réaliser de manière consciente.
 
En fonction du contexte et des hommes, on pourra donc choisir de traiter les besoins explicites en premier, ou les seconds, si on est capable de les matérialiser et de les conceptualiser au travers d'une solution, selon ce qui présentera le plus de Valeur pour l'Entreprise. Cependant, pour être cohérent avec mes propos précédents, il sera aussi important de tenir compte de la Valeur apportée en propre aux collaborateurs.

L'Entreprise 2.0 se construit avec les outils issus du "web 2.0", c'est à dire les blogs, les wikis, les flux RSS, les tags, les réseaux sociaux, etc... Malheureusement, ces concepts restent encore pour la plupart soit totalement hermétiques aux décideurs, soit entâchés d'à priori, tels les blogs, qui véhiculent souvent encore une image négative de jeunes filles à couettes racontant leurs histoires de coeur, ou une image de solution de communication externe exclusivement (blog corporate), sans que le potentiel interne n'arrive réellement à percer. Les réseaux sociaux ont aussi tendance à véhiculer une connotation négative en entreprise, lié à une utilisation ludique qui n'aurait pas sa place en entreprise, par manque de productivité estimée.

Mieux encore : que fait une grande entreprise qui souhaite déployer un intranet ? Elle se tourne vers les grands éditeurs :
- Parce que c'est ce que font toutes les autres grandes organisations (principe du Benchmark)
- Parce que c'est ce qui est censé être le plus pérenne et solide
- Parce qu'en cas d'échec (pannes, bugs, performances,...) c'est ce qui sera le moins criticable

Pourtant, les solutions leaders du marché sont encore très "1.0" dans l'âme, et loin de pouvoir satisfaire "de base" les nouvelles aspirations des collaborateurs ou des Dir Com les plus avancées ! Et la psychologie humaine fait que l'on boit souvent jusqu'à la lie le calice que l'on a acquis souvent si cher, même si l'expérience démontre un choix inadapté.

Si l'Intranet 2.0 reste encore un Graal pour de nombreuses entreprises, d'autres, telles CISCO ou GE en sont déjà à faire de leur intranet le coeur de l'organisation, l'endroit où la valeur, l'alignement et l'engagement naissent, où les collaborateurs échangent et travaillent réellement. Je ne sais pas ce que sera l'intranet 3.0, mais l'intranet 2.5 est pour moi cet univers, cette galaxie d'individus connectés au travers d'un réseau aux limites étendues (bande passante très large, stockage illimité, liberté d'expression et d'initiative élargie,...).

Le Blog Talent[Power]Management a récemment publié une vidéo très intéressante à propos de l'intranet monde de GE (General Electric). Je cite :
"SupportCentral est l’environnement de collaboration de GE, démarré en 2000 et amélioré en continu (la plateforme est mise à jour toutes les 2 semaines).
  • 20 langues,
  • 400,000 utilisateurs
  • répartis dans plus de 6,000 lieux à travers le monde.
  • 25 millions de connections par jour (plus que google et Yahoo combinés)
  • 50,000 communautés
  • avec plus de 100,000 experts identifiés pour répondre et gérer les informations
  • 30,000 membres externes
  • des interactions avec 2,000 systèmes externes

… et pas de R.O.I pour ce projet titanesque … comme le CIO Gary Reiner le dit : SupportCentral “is becoming…the heartbeat of the company.”"

 
 


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Lundi 2 mars 2009 1 02 /03 /Mars /2009 08:13

Résistance au changement, ou comment tuer une bonne idée

Pas toujours facile de vendre les principes de l'Entreprise 2.0 en interne, et d'arriver à les appliquer, sans faire face à toutes sortes de résistances. Voici une petite présentation amusante pour illustrer comment un projet d'Intranet 2.0 peut sombrer... parfois.

How Great Ideas Are Killed
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(Via entreprise2.0)
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Jeudi 29 janvier 2009 4 29 /01 /Jan /2009 08:14

Tendances Intranet 2009 & Intranet 2.0

Ayant trouvé une présentation récente sur le thème de l'intranet en 2009, je vous la livre. Mais comme cela me fait penser à tous les documents que j'ai pu référencer sur le sujet, je vous offre aussi un lien vers mon nuage de tags "intranet 2.0".
Social Media Intranet2009 Jmc
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Lire aussi :
-

Lire aussi :
- http://delicious.com/Vazkor/intranet2.0

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Samedi 13 décembre 2008 6 13 /12 /Déc /2008 08:00

Intranet 2.0 : A la recherche du Saint Graal

Dans un article précédent ("Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale"), j'essayais de déterminer quelle pourrait être la combinaison idéale de solutions du commerce pour éviter d'un coté un développement spécifique (toujours coûteux), et de l'autre profiter des innovations proposées par les éditeurs pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Ma conclusion était qu'il n'y avait toujours pas de solution miracle...

L'ai je trouvée ? A vous de juger, mais j'ai le sentiment d'approcher d'une solution intéressante.

Reprenons la liste de quelques besoins actuels des entreprises :

- faciliter la veille collaborative sur les informations externes à l'entreprise (web,...), afin de faciliter l'innovation ascendante externe (ou dit autrement, profiter des bonnes idées des autres pour créer son propre avantage concurrentiel)
- partager et capitaliser sur les connaissances internes, et en particulier sur les connaissances implicites rarement voire jamais décrites dans les documents habituels des organisations
- identifier l'expertise des collaborateurs, afin de pouvoir faire appel à la bonne personne au bon moment
- remplacer le portail intranet traditionnel (ie "1.0") rarement consulté, par un portail intranet moderne (ie "2.0") qui deviendra spontanément un incontournable pour les collaborateurs (rêvons un peu).
- rendre l'information facile à trouver
- promouvoir la collaboration entre les collaborateurs, afin d'augmenter l'intelligence collective, et donc l'innovation.
- et toujours : fabriquer un intranet moderne et évolutif, rapidement, pour un coût très raisonnable.

Cette liste pourrait être beaucoup plus longue, mais j'y trouve déjà matière à mon propos.

Comment traite t-on ces besoins ?

1- Il nous faut une solution de gestion de la connaissance et de l'expertise des collaborateurs
 En ces temps de crise, l'agilité et l'innovation sont à rechercher auprès des collaborateurs, de leur connaissance pratique du terrain et du métier. Mais cette quête ne pourra pas se satisfaire de simples partages de messages ou de fichiers. Il va falloir créer et animer de petites communautés de passionnés : l'expérience montre que seuls 3 à 20% des collaborateurs contribuent, les autres restants passifs. Il va donc falloir se concentrer sur ces acteurs motivés et leur dédier un environnement propice à leurs échanges, et leurs interactions et cogitations.

Je vous propose ici d'utiliser la solution de BlueKiwi. Cette solution offre la particularité de permettre de concentrer la connaissance générée par chaque acteur, en le valorisant individuellement, ce qui se traduit par de l'automotivation, la même que celle qui peut pousser un blogueur à publier article après article, bien qu'il soit seul devant son PC. Les échanges sont favorisés, et l'expertise des contributeurs mise en exergue au travers de leurs écrits.


2- Il nous faut une solution de veille collaborative d'entreprise
La veille est une activité particulière, très différente (mais complémentaire) de l'activité qui consiste à transmettre sa connaissance. Il s'agit ici de capter des informations intéressantes hors de l'entreprise (nous pourrions parler aussi d'intelligence économique), de les ramener dans l'entreprise, et de les partager pour en extraire la substantifique moelle grâce à des débats d'idées. Si 20% des collaborateurs peuvent devenir des contributeurs actifs, je ne pense pas que plus de 5% soient des veilleurs actifs et réguliers. Néanmoins, une petite communauté de veilleurs très actifs peut être extrêmement efficace, surtout si elle est équipée d'une solution de veille collaborative performante et simple à utiliser

Je vous propose d'utiliser Knowledge Plaza pour ce faire. Cette solution sera entre autre extrêmement pratique pour rechercher du contenu, dans l'intranet ou sur le web (ou les deux en même temps), grâce à la puissance de son Meta Moteur.


 3- Il nous faut un portail intranet 2.0
Ce portail va être la porte d'entrée à l'intranet, un lieu où toutes les informations et les solutions tierces aboutiront, sous forme de lien, ou de flux RSS. Il doit répondre à un certain nombre de critères :

- Possibilité de l'intégrer derrière le Firewall, pour des raisons d'accès et de sécurité, mais aussi pour pouvoir facilement accéder aux applications internes de l'entreprise

- Possibilité pour un administrateur de contrôler tout ou partie du portail, afin par exemple de figer certains éléments et contenus et ainsi qu'ils ne disparaissent du fait de l'utilisateur.  On pourra ainsi garantir la permanence d'un fil d'information corporate, ce qui permettra de s'assurer le sponsorship de la Direction de la Communication !

- Possibilité pour les utilisateurs de customiser leur portail. Si cette fonctionnalité était peu utilisée jusqu'à présent dans les solutions existantes, limitées, il me semble que cela doive changer avec l'apport de nombreux widgets, qui permettent maintenant à l'internaute de faire beaucoup plus que de simplement déplacer ou fermer une fenêtre : il peut maintenant organiser son espace pour qu'il réponde à ses besoins personnels d'information : Documents personnels, météo, bourse, trafic routier, Chat, messagerie, applications diverses, etc. Il ne s'agit donc plus ici d'une fonctionnalité gadget comme cela a pu l'être il y a quelques années, mais une garantie que l'utilisateur, en ayant personnalisé le portail pour qu'il réponde au plus près à ses préoccupations, y revienne souvent.

- Gestion et exploitation des Tags, pour une navigation et une recherche plus simple et performante

- Intégration de flux RSS (internes et externes), afin de pouvoir intégrer du contenu issu de solutions tierces. L'utilisateur pourra donc s'abonner aux flux RSS des solutions de veille ou de partage d'information, et rester informé de toute contribution qui pourrait l'intéresser, sans nécessitée de se connecter physiquement sur chacune.

- Gestion du SSO et intégration avec l'annuaire de l'entreprise (LDAP, AD,...) : la capacité à se connecter de manière transparente à tous les composants de l'intranet me semble vital pour assurer sa fréquentation. Une solution sera aussi d'utiliser un navigateur comme FireFox, qui permet de mémoriser les identifiants et de contourner cette difficulté.

Ce besoin me semble aujourd'hui très bien traité par la solution Personall. Google Sites pourrait être un autre prétendant, mais Personall est beaucoup plus puissant, ergonomique et convivial, et paradoxalement, il intègre infiniment mieux les applications Google via les widgets (nommés Gadgets dans l'univers Google) que le portail de Google lui-même ! On ne regrettera de Google Sites que le menu gauche paramétrable (pratique et discret).

Et voilà le résultat :



Il ne restera à ce stade qu'à ajouter quelques fonctionnalités manquantes pour obtenir une réponse très satisfaisante :
- la gestion du contenu de l'entreprise (je ne parle pas ici de gestion de communautés).
- la gestion des actions (très très peu de solutions en proposent par défaut, et la gestion de listes proposée par Google Sites n'est qu'un bien pâle brouillon de celle de Sharepoint).
- quelques fonctionnalités de gestion de projet. On pourra par exemple s'interroger sur les modalités de gestion de la documentation projet avec l'une de ces solutions ou une autre encore, en raison des problématiques particulières qui en découlent (volume, spécificité des contenus, formats de fichiers spécifiques (Gantt, Photoshop, HTML, Programmes,...),...)

En conclusion

L'adoption de ces solutions émergentes, composites, gérées à l'extérieur de l'entreprise, nécessite d'y réfléchir un peu avant d'oser leur confier ses réflexions les plus secrêtes. Nombreuses sont celles qui peuvent s'installer en interne, mais cela augmente singulièrement les coûts et les contraintes.

Les solutions préconisées ici me semblent dignes d'intérêt et susceptibles de répondre rapidement et à moindre coût (probalement 1/3 du coût lié à la mise en oeuvre de Sharepoint par exemple) aux attentes nouvelles des organisations. Elles ne répondront pas à tous les besoins, mais qui le peut actuellement ?

Qu'en pensez-vous ?

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
- BlueKiwi (2009) : Un portail web collaboratif pour la veille et la gestion de l'expertise
- [Test] Knowledge Plaza : La solution de veille collaborative 2.0 pour l'Entreprise
- Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale
- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable
- Intranet : du portail 1.0 au portail 2.0
- Google Sites : le produit du mariage d'un générateur de site web et d'un outil collaboratif
Par Tecoman - Publié dans : Intranet 2.0
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Mercredi 3 décembre 2008 3 03 /12 /Déc /2008 07:48

Intranet : du portail 1.0 au portail 2.0

La situation des portails intranet en entreprise n'est pas toujours simple. Avec la présence de Lotus Notes ou de Microsoft Sharepoint, les organisations tentent de rentabiliser leur investissement (souvent déjà élevé) en utilisant leur solution pour construire un portail Intranet. Mais cela ne répond plus toujours aux besoins.


Microsoft Sharepoint 2007 (MOSS) : une réponse incomplète

Avec 40% des intranets dans le monde, Microsoft a fait une percée importante sur ce marché ces dernières années. Sharepoint est cependant, de base, une solution que l'on destinera principalement au partage de fichiers ou à la création d'espaces collaboratifs, grâce à une batterie d'outils intégrés tels que :

- calendriers partagés

- listes paramétrables, dont on peut faire simplement de nombreux usages simples (liste et suivi d'actions, gestion de reporting, etc...)

- blog

- wiki

- partage d'images

- ...


Pour autant, Sharepoint 2007 (MOSS) reste incomplet et très inégal, et pourra nécessiter un investissement conséquent (en centaineS de jour/homme de développement) pour fournir un portail Intranet unique (à la fois pour la collaboration, la communication de contenu et la communication corporate) qui réponde aux besoins. Pour pouvoir gérer ses bases de connaissances et ses réseaux d'experts, en utilisant les tags et les flux RSS, Universal McCann (UM) a du ajouter la solution NewsGator à Sharepoint.


Lotus Notes : Pas mieux

Autant j'apprécie Lotus Notes pour la vitesse à laquelle on peut développer des applications, autant il faut convenir que la solution (à minima jusqu'à la v7) reste en retrait de ce qui se fait sur internet en termes de portail intranet, sauf à faire beaucoup de développement spécifique ou acheter des solutions type Lotus Connections et/ou Lotus QuickR et/ou IBM WebSphere, ce qui rajoute cependant des coûts importants en doublant ou triplant le TCO (Total Cost of Ownership).


Les entreprises qui se trouvent en v6.x ou v7 de Lotus Notes se retrouvent ainsi parfois contraintes soit à la migration vers une v8, soit à un changement drastique. Valéo est ainsi depuis deux ans dans un projet global d'abandon de ses 8000 bases Notes v6.5 pour migrer en 2009 sur.... Google Apps (Google Docs, Google Sites, etc...) !


Ce que l'on demande à un Portail 2.0

Si j'avais parlé de l'intranet 1.0 versus 2.0 dans un autre billet, je n'avais pas encore tenté de comparer les évolutions du Portail Intranet :


  Portail intranet 1.0 Portail Intranet 2.0
1

Contenu maîtrisé par le Siège

Contenu en partie rédigé dynamiquement par les collaborateurs
2 Identique pour tous Dynamique en fonction du profil
3 Statique Configurable par l'intranaute
(au moins partiellement)
4 Arborescence de menus Arborescence de menus & nuages de tags
5 Contenu appuyé sur une GED Contenu appuyé sur une GED et des flux RSS
6 L'utilisateur y vient par nécessité ou obligation L'utilisateur y vient aussi par plaisir
7 Fermé Ouvert sur des solutions et contenus externes
(via des widgets et des flux RSS)
8 Moteur de recherche par mot-clés Recherche sur mot-clés et filtres dynamiques
9 Business centric Utilisateur centric (= attractif)
10 L'utilisateur est isolé L'utilisateur appartient à un réseau (social)


3, 6, 7 : Ces points sont particulièrement importants à mon sens, car si le portail est totalement fermé et non paramétrable par l'intranaute, il ne pourra pas y ajouter ses éléments d'intérêts qui font qu'il reviendra naturellement vers le portail intranet. Par exemple, si le portail n'offre pas d'agrégateur RSS, l'accès à un espace documentaire (interne ou externe) spécifique, etc... l'utilisateur devra soit gérer des liens en dehors de ce portail, soit construire, pour les plus avancés, un portail individuel à partir des solutions libres du marché.


4 & 8 : Ce point est lié aux points 8 & 9, et exprime le constat suivant : la navigation par arborescence de menus organisés selon les différents départements de l'entreprise est trop complexe pour l'utilisateur. Il a en effet du mal a se retrouver dans une organisation du siège qu'il ne maîtrise pas toujours, et une documentation pléthorique. Ceci entraîne donc une faible utilisation du portail intranet. Il est donc nécessaire à la fois de permettre une recherche avancé (sémantique, cartographique,...) en utilisant un moteur moderne (et pas une simple recherche full-text, même avancée), et permettre une recherche non structurée (ie indépendante des arborescences, idéalement via un nuage de tags évitant à l'utilisateur de rechercher des concepts qui n'existent pas).


9 : La construction traditionnelle des portails intranet autour d'un pur contenu business contrôlé était une étape nécessaire pour apporter la maturité nécessaire au personnel et aux organisations. Mais nombre d'entreprises constatent que leurs collaborateurs n'utilisent finalement guère ce portail, et sont amenées à mettre en place des solutions de contournement pour y ramener les utiliser :

- mails de synthèse sur les dernières nouveautés du portail

- widgets placés sur le bureau, qui affichent des news ou des extraits du portail

Ces contournements semblent cependant être de fausses bonnes idées, voire des aveux d'échec, principalement parce qu'ils tentent de soigner le mal sans en soigner la cause. Hors la cause est simplement que le portail intranet n'est pas assez orienté vers l'utilisateur et qu'il n'est pas attractif... CQFD.


10 : Je vous renvoie ici sur une autre note : Réseaux sociaux d'entreprise : pourquoi (pas) et comment


Les services Saas (Software as a service) : un facteur de simplicité apparente ?

Pour compenser les lacunes des solutions internes, il devient de plus en plus tentant de regarder la palette exubérante de solutions Saas qui nous est proposée. Ces solutions ne sont pourtant pas si économiques que cela : de 1 à 40 euros par utilisateur bien souvent, ce qui, pour une population de 5000 collaborateurs par exemple, finit par faire des coûts récurrents annuels importants une fois ajoutés les uns aux autres !.


En dehors du facteur coût de la solution en elle-même, se posent ensuite diverses questions :

- quid de l'harmonisation des designs et des ergonomies des différentes solutions : peut-on accepter d'avoir autant d'aspects et de concepts d'utilisation que de solutions ?

- quid de l'accompagnement et du support à chaque nouvel outil, surtout dans un contexte de grand compte ?

- quid du processus d'authentification de chaque solution ? : peut-on obliger l'utilisateur à se loguer sur chaque nouvel outil, potentiellement différemment à chaque fois ? La mise en place d'un SSO par application impliquera un sur-coût d'intégration potentiellement non négligeable, lorsqu'elle est possible.



Un risque : la prolifération de portails personnels non maîtrisés par l'entreprise

Mettons nous dans la situation suivante : l'entreprise dispose d'un portail intranet 1.0 dans lequel l'utilisateur ne se retrouve pas, et/ou dans lequel tous ses outils web ne se trouvent pas.


Avec la prolifération de solutions Saas ou locales, open source ou propriétaires, rien n'empêche aujourd'hui un collaborateur de se construire son propre portail individuel d'agrégation de services, de contenus et de flux, y compris en intégrant les liens vers les outils et contenu du portail intranet. Certes, cette démarche ne concernera dans un premier temps que les Geeks et les pionniers, mais le risque est que cette démarche s'étende, quelles que soit les sécurités mises en oeuvre par les organisations par ailleurs.



Faut-il deux portails intranet pour gérer la transition du 1.0 vers le 2.0 ?

La transition culturelle et technologique entre les deux générations de portail est une difficulté qu'il n'est pas rare de rencontrer : l'entreprise possède déjà un portail de type 1.0, techniquement obsolète mais qui a été coûteux à construire ou à acheter, et qu'il serait très coûteux de modifier pour lui permettre d'atteindre les exigences du 2.0. Par ailleurs, la Maîtrise d'Ouvrage Intranet n'est peut-être pas encore prête à abandonner une partie de son contrôle actuelle pour se risquer dans les plaines inexplorées du 2.0.


Et pourtant, les composantes de l'entreprise étendue (les collaborateurs, les clients, les fournisseurs, les partenaires,...) tapent à la porte en demandant chaque jour un peu plus de solutions et d'évolutions, via l'intranet mais aussi via l'extranet.


L'entreprise se retrouve donc confrontée à une situation incertaine : doit-elle faire évoluer l'ancien portail en interne, ce qui va prendre du temps (trop ?) et coûter (beaucoup ?), sans pour autant avoir la certitude d'obtenir la performance et la capacité d'évolution et d'innovation que peuvent offrir des solutions comme celles de Google, BlueKiwi, Personall, Portaneo,... Ou doit-elle monter un portail 2.0 en parallèle, afin de centraliser les solutions Saas qu'elle ne manque pas d'acquérir, et les flux d'information qui en découlent, tout en offrant une solution souple mais maîtrisée qui réponde rapidement aux besoins montants de ses parties prenantes  ?


La réponse réside dans la situation spécifique à chaque organisation, mais cette réflexion risque fort d'être incontournable à un moment ou à un autre.


Qu'en pensez-vous ?


Par Fabrice Poiraud-Lambert


Lire aussi :

- Intranet 2.0 : un levier pour l’agilité et la performance des Entreprises 2.0

- Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale

- What the experts say about SharePoint (MOSS)

- Nuages de Tags : pour simplifier la navigation et la gestion documentaire


Par Tecoman - Publié dans : Intranet 2.0
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Mardi 2 décembre 2008 2 02 /12 /Déc /2008 08:11

[Etude de cas] Randstad@work, l'intranet Monde de Randstad

Ayant profité d'un certain nombre de "case studies" publiés ici et là, j'aimerais ici contribuer en décrivantl'intranet monde qui fédère les 33 000 collaborateurs du groupe Randstad (N° 2 mondial du travail temporaire et du placement CDD - CDI depuis sa fusion avec le groupe Vedior), .

Cet intranet, géré par la Holding située en Hollande, vient en supplément des intranets locaux (par pays ou par marque), et a pour vocation de permettre une communication internationale directe avec tous les collaborateurs.



La stratégie semble ici clairement de mettre en oeuvre un certain nombre de principes collaboratifs du web 2.0, et ce afin de fidéliser les utilisateurs pour qu'ils reviennent. Le portail est donc construit autour d'un contenu éditorial et d'actualités, agrémentés de fonctionnalités qui :
- "humanisent" le portail (photos, anniversaires, collègues connectés,...)
- poussent au partage et à la création de communautés (groupes de discussion)
- facilitent la création de réseaux sociaux ("les derniers profils modifiés")
- personnalisent l'interface ("mes flux RSS", "mes liens",...)
- rendent service à l'utilisateur (annuaire)



Le bas de la page d'accueil : les groupes de discussion.


En synthèse, la page d'accueil propose les fonctionnalités suivantes :


Ce qui me semble remarquable sur ce portail, très recent (quelques mois, ce qui explique que l'on peut encore pousser les concepts beaucoup plus loin), c'est la liberté laissée à l'utilisateur :
- il peut commenter librement les contenus éditoriaux corporate ou les news
- il peut créer instantanément, de lui-même, un ou plusieurs groupes de discussion, s'inscrire à un groupe "ouvert" existant, ou demander l'autorisation d'entrer dans un groupe "fermé" existant.

- il peut d'ailleurs tout autant librement détruire un groupe qu'il a créé.




Les concepteurs ont donc fait le pari que l'intranaute apporterait de la valeur, plutôt que de craindre le contraire, et il semble bien que de nombreuses autres expériences démontrent la justesse de cette vision : identifiable par son nom, le collaborateur qui contribue prend rarement le risque d'écrire quelque chose d'inacceptable. C'est d'ailleurs même ce qui crée l'une des plus grands challenges de l'Intranet : comment amener les intranautes à participer activement, sans craindre d'être identifiés...


Quelques écrans supplémentaires :


L'écran de saisie d'une page dans un groupe de discussion, avec son template :



Le contenu de la page, une fois publiée dans un groupe de discussion



Une page de profil :



La suite de la page profil, avec la partie "sociale" :



Quelques paramètres personnels, pour définir qui peut voir mes flus RSS et les liens :



Il y a un point important à noter à propos de cet intranet : c'est l'intranet "groupe" et il est anglophe. Il lui est donc plus difficile qu'aux autres intranets (locaux) de susciter intérêt, lecture régulière et surtout participation (ne serait-ce qu'en raison de la barrière de la langue quand vous couvrez près de 50 pays). Peut-être faut-il voir dans ces raisons la motivation d'expérimenter le "2.0" sur ce portail, là où les intranet locaux restent généralement encore très "1.0".


Par Fabrice Poiraud-Lambert

Par Tecoman - Publié dans : Intranet 2.0
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Jeudi 27 novembre 2008 4 27 /11 /Nov /2008 08:23

BlueKiwi (2009) : Un portail web collaboratif pour la veille et la gestion de l'expertise

Il existe un certain nombre de solutions de création de portails web d'entreprise, avec des spécialisations diverses (Publication de contenus et/ou sur l'accès aux applications,Agrégateurs RSS & Widgets,...). BlueKiwi est une solution un peu particulière, car en plus de permettre la publication de contenu et l'agrégation de flux, elle permet de gérer explicitement des communautés et l'expertise de ses membres.


Ci-dessous, la présentation de lancement de la version 2009, qui a eu lieu récemment :

blueKiwi 2009 - SlideShow France
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Au passage, voir la cartographie des outils de veille, où BlueKiwi se trouve dans les plateformes collaboratives : Cartographie des outils de veille et de traitement de l’information


Par Fabrice Poiraud-Lambert


Lire aussi :

- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable

- http://delicious.com/tecoman/entreprise2.0

Par Tecoman - Publié dans : Intranet 2.0
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