• 34% of organizations never delete emails, 31% have no policy, 8% delete when running out of storage space, 27% delete after 1- 24 months
• Some 45% of organizations do not have a policy on Outlook “Archive settings” so most users will likely create .pst archive files on local drives.
• 33% of organizations have no policy to deal with legal discovery, 40% would likely have to search back-up tapes, and 23% feel they would have gaps from deleted emails.
• 18% had been exposed to a legal challenge in the last 12 months and a further 15% in the last 3 years – a one-in-three chance.

Interpellé par la lecture d'une réflexion de B. Duperrin sur le sujet des monnaies virtuelles, et de leur possible utilisation en entreprise, cela m'a fait un peu réfléchir.

De quoi parle t-on : de monnaies d'échange créées de toutes pièces, virtuelles car ne reposant sur rien de physique, et dont certains font actuellement le buzz comme le Twollar (la monnaie virtuelle de Twitter) ou la monnaie interne de Facebook, voire indexées sur une monnaie réelle tel le Linden Dollar de Second Life.

B Duperrin nous propose deux vidéos d'un sociologue, Jean-François Noubel (filmé par Christophe Ducamp et Marc Tirel), qui nous explique sa vision du sujet, et qui nous donne surtout quelques clés de décodage sur le sujet.

Voici ce que j'ai retenu de ces vidéos :
- La richesse répond à la définition de chacun. Ce qui est important (avoir des enfants, des amis, de l'argent,...) est propre à chaque individu.

- Il y a une richesse mesurable (santé, compte en banque, ...), qu'elle soit objective ou non (par exemple, la note attribuée à un film)

- Il y a aussi la richesse échangeable (comme l'argent, la santé n'est pas échangeable).

- Dans les organisations, seule la richesse échangeable et monétisable fait l'objet de communication et de valorisation. Une expérience intéressante vécue par un petit groupe ne peut que rester dans ce groupe.

- Dans le nouveau concept, la monnaie n'est pas créée par une entité extérieure (ex : une banque), mais en donnant une certaine quantité de cette monnaie à quelqu'un d'autre. Si je n'ai rien, l'acte de donner créé la monnaie correspondante, éventuellement dans certaines limites (à définir).

La "monnaie" ne fait donc pas référence exclusivement à de l'argent échangeable, mais à toutes sortes de concepts complémentaires, comme nous allons le voir.

Cela a t-il un sens ?

Si nous ne sommes pas tous identiques concernant ce qui peut nous motiver, on peut noter cette motivation est cependant souvent liée aux échanges avec les autres et à ce qui en résulte :

- Nous sommes motivés lorsque nous gagnons quelque chose, même de virtuel (ex : de l'argent au Monopoly), à la fois par le fait même de gagner, mais aussi pour la reconnaissance des autres ou de soi-même que cela peut impliquer. La monnaie est ici virtuelle mais échangeable

- Nous pouvons aussi être remerciés par des votes, par exemple si une proposition est favorablement évaluée par une communauté (je fais ici référence au système de votes ou de commentaires que l'on trouve dans des systèmes 2.0 tel BlueKiwi par exemple). Dans le même ordre d'idée, les votes du public peuvent représenter une monnaie mesurable et subjective, comme par exemple lorsque le public de la "Nouvelle Star" décide quel candidat doit rester ou partir de l'émission.

Si ces monnaies peuvent rester "confidentielles", d'autres servent manifestement à établir une "réputation", à se positionner vis-à-vis des autres, en particulier lorsque les relations sont électroniques et qu'une certaine confiance est nécessaire. Ainsi :

- Le "blog rank", défini en fonction du niveau de fréquentation d'un blog, lié à la fréquence de ses mises à jour et aux nombre de ses visiteurs, constitue une reconnaissance implicite de la part des lecteurs tout participant à instaurer une confiance dans les documents publiés. La "monnaie" est mesurable, objective, mais non échangeable. Mais peut-être est-ce ici plus une "monnaie" par extention, car elle n'est pas délivrée directement par les internautes mais par le système.

- Sur ebay, les vendeurs et les acheteurs ont besoin de démontrer une bonne réputation. Cette réputation est établie par toute une série d'informations. Certaines sont construites par l'individu lui-même (le nombre de ventes par exemple), d'autre sont établies par les personnes qui ont été en contact avec lui. Il s'agit donc de monnaies mesurables, souvent subjectives, telles le pourcentage de feedbacks positifs, et diverses notes liées au respect des engagements, à la qualité de la communication, le délai de livraison ou la qualité du transport :

- Sur les forums ou dans certains jeux vidéo, la réputation est établie par le "statut", liée à l'expérience acquise ou au nombre de contributions (ce qui revient finalement au même). L'exemple suivant, issu du forum d'Allocine.fr, révèle le statut du contributeur, son ancienneté, et le nombre de contributions postées. Manifestement, nous avons ici affaire un un certain niveau de passionné. Si l'utilisateur semble ici contribuer à créer sa propre monnaie mesurable et non échangeable, le site web y ajoute la sienne nous forme de compteur d'ancienneté.

- Dans le domaine des sites éminemment relationnels, les sites de rencontre ne peuvent pas être omis. Si les "monnaies" virtuelles échangées sont souvent discutables (comme un nombre de "sourires" reçus), d'autres se traduisent sous forme de notation à la Allocine.

En synthèse

Ce qui me semble ici frappant, c'est que la notion de "monnaie virtuelle" existe finalement depuis longtemps, sans en porter le nom, et que nous sommes très nombreux à l'utiliser, parfois sans en avoir réellement conscience.

Si l'on résume, les monnaies virtuelles servent :

- à remercier,

- à établir une réputation,

- à donner confiance,

- à traduire sous une forme explicite et compréhensible ce qui est souvent compliqué à transmettre (comme la qualité d'une relation par exemple)

Y a t-il un usage en Entreprise ?

Si l'usage des monnaies virtuelles semble répandu et très naturel en dehors de l'Entreprise, pourquoi sont-elles si peu courantes dans les Organisations ? Je forme plusieurs hypothèses :

- L'Entreprise a t-elle ici aussi des années de retard sur l'expérience du grand public ? Possible, mais cette réponse semble trop simpliste.

- Le monde professionnel est-il trop "critique" pour la survie de chacun pour que l'on y introduise ce type de notion ? Possible aussi, mais guère satisfaisant.

- Les réseaux sociaux électroniques ne sont pas encore assez développés dans les organisations ? Cela pourrait bien être une piste...

Peut-être personne n'a t-il encore réellement osé introduire ce genre d'innovation, mais peut-être est-ce inéluctable ? Avec une entreprise de plus en plus étendue, où les relations électroniques deviennent de plus en plus fréquentes et parfois même un mode de travail recommandé en raison de crises économiques ou épidémiques qui imposent des économies budgétaires ou des restrictions dans les transports, comment allons nous établir nos futures relations de travail avec des inconnus à l'autre bout du pays ou de la planète ?

Ira t-on jusqu'à évaluer le profil électronique d'un collègue sur des critères comme : 

- sa capacité à respecter des engagements (délais,...)

- le plaisir que l'on a eu à travailler avec

- son expertise

- ... ?

Une monnaie échangeable permettrait de factualiser virtuellement la valeur générée, pour l'entreprise, par une action ou un projet. 

Qu'en pensez-vous ?

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :

- http://connecteur.blogspirit.com/archive/2009/03/30/monnaies-libres-quelques-temoignages-et-videos.html

- http://www.adverbe.com/2009/02/27/le-twollar-nouvelle-monnaie-virtuelle/

- http://connecteur.blogspirit.com/archive/2009/02/20/le-twollar-vous-connaissez.html

- http://www.nicolas-bermond.com/e-reputation/monnaie-virtuelle-open-moneykill-apps-de-le-reputation-445

- http://venturebeat.com/2009/04/03/facebook-wants-you-to-give-credit-where-credit-is-due/

- http://www.core77.com/blog/technology/rca_the_future_of_money_10007.asp

- http://www.slideshare.net/jfnoubel/introduction-lintelligence-collective-pour-les-entreprises-presentation

Après avoir fait un constat pratique sur l'utilisation des tags par les veilleurs, puis tenté une synthèse de la différence entre différents types de tags, ainsi que de leurs avantages et incovénients , le troisième volet de cette série d'articles dédiée aux tags va tenter d'exposer les problématiques qui peuvent se poser aux concepteurs de solutions logicielles d'entreprise, en particulier pour la gestion de la documentation et de la connaissance.

Question N°1 : Jusqu'où et comment transformer les usages et les outils en entreprise ?

"A l’inverse de ce que notre génération a pu connaître, lorsque l’entreprise représentait un véritable eldorado mettant à notre disposition des outils et du matériel auxquels nous n’aurions pu prétendre à l’époque, force est de reconnaître qu’aujourd’hui, à tous les points de vue, le monde d’entreprise ressemble à Jurassic Park par rapport à tous les outils dont je peux bénéficier dans ma sphère privée " (Bertrand Duperrin)

Comme le précisait Louis Naugès il y a quelques jours, l'Entreprise peut adopter trois stratégies pour gérer l'arrivée des Digital Natifs (ou Génération Y) et de leurs outils :

La 3ème méthode suggérée par Louis Naugès consiste à favoriser l'arrivée des nouveaux usages et outils en demandant à ces Digital Natives de les mettre en oeuvre et de former leurs ainés à leur utilisation, ce qui amènera ces jeunes à découvrir au passage les arcanes de l'entreprise (qu'ils ignorent quasi totalement) et que les ainés ont aussi quelques compétences intéressantes à considérer... 

Un avis similaire de Frédéric Soussin (Via B Duperrin) :

Je cite Louis Naugès car cela me semble faire un écho approprié à la réflexion suivante : dans un contexte qui n'a jamais connu qu'une organisation structurée de l'information (avec les avantages et les défauts que cela peut induire), comment et jusqu'où aller pour mettre en oeuvre des solutions innovantes, pour ne pas dire révolutionnaires ? Comment éviter le rejet et favoriser l'appropriation, en adoptant néanmoins un rythme d'évolution technologique permettant de rattraper rapidement le retard que l'entreprise a pris sur les usages des individus ?

La question en me semble pas neutre, car elle conditionne la conception (et la gestion du changement associée) de tous les outils que l'entreprise va construire ou acheter à partir de maintenant.

Extrait d'une étude récente publiée par Accenture, où l'on voit le gap qui existe entre les usages traditionnels et ceux attendus par les nouvelles générations :

Pour aller plus loin, Bertrand Duperrin écrit quelque chose d'intéressant à propos des outils :

"Les outils qui, à mon sens, sont les plus efficaces sont ceux que je n’ai pas l’impression d’utiliser, dont l’utilisation s’efface derrière ce qu’ils permettent, qui sont donc le prolongement naturel de mon activité. Pour la simple et bonne raison que si on a bien travaillé sur les deux points que je citais précédemment ils ne nécessitent aucun effort, donc aucune perte de temps, aucune dépense d’énergie et d’attention inutile et me facilitent donc la tâche plutôt que de la compliquer.

Remarquez que cela a été vrai de tout temps, de la machine à outil utilisée en usine aux outils de communication plus informels en passant par les logiciels “lourds” de type ERP… Je signale à cet effet qu’un des freins au bon renseignement, par exemple, d’un CRM ou d’un logiciel de gestion des temps n’est jamais tant le refus du but que le caractère disproportionné de l’effort nécessaire pour une tâche finalement simple.

On se sert des outils pour effectuer une tâche. Si leur utilisation représente une tâche en tant que telle on surajoute une tâche et on gaspille donc des ressources.

• Au niveau du design de l’outil : plus les choses sont évidentes et ergonomiques moins le besoin en formation est important, moins l’outil sera refusé.

• Au niveau du design du travail et de l’alignement : faire changer la manière de travailler des collaborateurs pour faire utiliser un outil est stupide. C’est à l’outil de s’adapter à la manière dont les gens travaillent. Bien sur l’outil peut être un accélérateur de changement si on veut en profiter pour faire évoluer le travail, mais quoiqu’il en soit c’est la manière dont on veut que les gens travaillent qui détermine l’outil et non l’inverse."

et il ajoute :

"Tout cela est loin d’être trivial à l’heure où l’on cherche des outils permettant de rendre le travailleur du savoir plus productif et efficace. Les outils classiques ne sont pas adaptés ce qui fait leur utilisation, loin d’être facilitatrice de quoi que ce soit est une perte réelle d’énergie et de temps pour eux. Donc pour l’entreprise. Et pourquoi donc ? Parce que pour des personnes utilisant principalement leur matière grise et traitant la matière première, l’information, sous forme de flux, le fait que l’outil soit le prolongement naturel de leur manière d’agir et de penser est plus important que jamais. Ils détestent l’email ? Normal, il fragmente l’information et transforme un flux régulier en saccades. Je suis loin d’être addict aux outils mais je me dois de reconnaître que les outils dits “web 2.0″ ont cet avantage qu’ils rendent les choses tellement naturelles et intuitives sur le travail des flux d’information que leurs fonctionnalités s’effacent souvent au profit des usages et du résultat qu’ils permettent. C’est flagrant dans les discussions : leurs utilisateurs parlent de faire là où les utilisateurs de produits traditionnels parlent d’utiliser. Les premiers ont oublié la technologie, non qu’elle soit absente mais parce qu’elle est à sa place et facilite sans bloquer. Pour les seconds elle est souvent vue comme un frein, un facteur de complexité. CQFD"

Question N°2 : Jusqu'où et comment pousser la gestion des tags en entreprise ?

Le sujet qui nous occupe ici concerne la mise en oeuvre des Tags en entreprise, mais nous aurions pu étendre la réflexion aux Flux RSS, aux réseaux sociaux, etc...

Passer d'une organisation structurée et arborescente de l'information à une organisation "plate" implique une réflexion spécifique, surtout si la réflexion a lieu au sein de l'Organisation plutôt que chez un éditeur. En effet, l'éditeur pourra choisir de cibler des besoins très spécifiques, telle la veille par exemple, sans assumer le poids de l'existant de l'entreprise au sens large. A contrario, l'Entreprise qui décide de refondre ses solutions par du développement interne ou l'acquisition de solutions externes, devra définir ses besoins en tenant compte de la résistance possible voire probable qu'elle devra affronter lors de la mise en oeuvre des innovations les plus révolutionnaires et/ou radicales.

Et il est à prévoir que ce changement sera effectivement radical pour les nombreux utilisateurs de Sharepoint (logique de répertoires arborescents), de Lotus Notes (logique de catégories arborescentes), ou des bons vieux serveurs de fichiers (logique de répertoires physiques arborescents) à propos desquels je dis souvent qu'ils constituent le principal frein au déploiement des intranets 2.0 : plein de défauts, mais si simples à utiliser et si bien maîtrisés par les utilisateurs du fait de cette simplicité, qu'ils en sont indémontables.

Aujourd'hui, pour gérer ce passage, j'ai donc le sentiment que les solutions de transition devront pouvoir gérer le meilleur des deux mondes, quitte à considérer momentanément si besoin les tags comme des catégories ou des répertoires, afin d'avoir la souplesse nécessaire pour passer d'un usage à l'autre en fonction des besoins, des communautés, et de leur maturité. Seules les solutions Editeurs pourront s'offrir le luxe de camper sur une position radicale, mais cela leur fermera encore les portes de certains besoins et de certaines communautés pas assez préparées (ce qui n'a rien de choquant par ailleurs).

Question N°3 : Quels concepts adopter & leurs impacts sur la navigation