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Mgt - Grands principes

Mardi 18 août 2009 2 18 /08 /Août /2009 08:54
Entreprise Globale attire mon attention sur la société NETFIX (2000 collaborateurs), qui a adopté un style de management très original et extraordinaire, basé sur la liberté et la responsabilité, plutôt que sur la contrainte.

La présentation ci-dessous explique les valeurs de l'entreprise, et son mode de management :
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Mercredi 1 juillet 2009 3 01 /07 /Juil /2009 08:19
Accenture, via sa "DSI-TV", propose des séquences vidéo sur de nombreux sujets.

On y parle d'une étude sur une population de "Y", et l'on y traite :
- de l'adoption des technologies d'entreprise, versus des technologies grand public
- de l'attitude concernant la confidentialité
- de l'adoption par les entreprises des nouveaux outils de cette génération.

Rien d'innovant, mais encore fallait-il le mettre dans une vidéo ;-)


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Mardi 2 juin 2009 2 02 /06 /Juin /2009 08:11
Oui, je le concède, le titre de ce billet est quelque peu provocateur, et pourtant ma conviction est faite que l'eMail a vécu la plus belle part de sa vie, et qu'il a maintenant vocation à se limiter à sa stricte utilité (la communication formelle à valeur de preuve), et plus à remplacer des solutions manquantes (stockage de fichiers, partage de connaissance, communication de groupe,...).

Certes, tous les principes de l'Entreprise 2.0 clament depuis longtemps que l'utilisation que nous faisons de l'email est abusive et facteur de temps perdu. Pourtant, la conséquence de ce discours ne me semblait pas réussir à pénétrer les entreprises de manière évidente jusque là.

Mais le monde change vite, et l'on constate de nombreuses évolutions de la culture ambiante :
- la génération Y n'utilise plus l'email, sauf pour discuter avec des "vieux", ou lorsqu'elle est au bureau, forcée d'utiliser ce média faute d'un autre. Le Chat est devenu un mode de communication normal, les téléphones 3G permettant même de se passer des SMS pour les remplacer par du chat mobile.

- même les autres générations finissent par utiliser le Chat, soit en entreprise (cela se développe lentement mais sûrement), soit sur des plateformes de type Facebook

- citons Twitter, qui devient aussi un mode de communication qui grignote l'email

- Google, avec son dernier projet (Google Wave), tend à fusionner email, chat, wiki, blog, forums, web conférence, formulaires, etc... au point que l'on ne sait plus qui est quoi... (et c'est une réelle innovation de plus que Google nous prépare là, même si cela reste à décliner en entreprise, mais nous en reparlerons).

- l'avènement de plateformes communautaires, telle celle de BlueKiwi, permet maintenant de communiquer en entreprise sur le fait que tout échange d'information à valeur ajoutée (connaissance) doit prioritairement être réalisé via ce type de plateforme, afin de capitaliser la connaissance qui découle de l'intelligence collective issue d'un partage transparent.

La pénétration du web 2.0 en entreprise, et particulièrement les flux RSS, les wikis, les commentaires, tendent à permettre d'accentuer la réduction des emails inutiles. Une étude de l'AIIM montre que :
  • 34% of organizations never delete emails, 31% have no policy, 8% delete when running out of storage space, 27% delete after 1- 24 months
  • Some 45% of organizations do not have a policy on Outlook “Archive settings” so most users will likely create .pst archive files on local drives.
  • 33% of organizations have no policy to deal with legal discovery, 40% would likely have to search back-up tapes, and 23% feel they would have gaps from deleted emails.
  • 18% had been exposed to a legal challenge in the last 12 months and a further 15% in the last 3 years – a one-in-three chance.
Ces résultats montrent bien, s'il était nécessaire de le faire, que l'email est un gouffre à connaissance dans lequel l'entreprise n'a aucune chance de capitaliser...

In fine, je constate que les principes de l'Entreprise 2.0 commencent à prendre sérieusement forme autour de moi, même si ce n'est que le début, et si le message disant qu'il faut "éradiquer l'email" reste provocateur entre entreprise, car il faudra encore quelques années (mois ?) pour que cela soit une réalité, il devient maintenant acceptable, politiquement correct. La vision véhiculée et les concepts associés deviennent même un levier pour mettre en oeuvre des solutions innovantes que peu auraient parié voir il y a encore quelques mois.

Peut-être aurai-je la possibilité de partager avec vous certaines initiatives spécifiques avec vous d'ici les mois qui viennent... Vivement Demain.

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
- D'autres articles Tecoman sur l'Entreprise 2.0
-
Google Wave Drips With Ambition. A New Communication Platform For A New Web.
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Vendredi 22 mai 2009 5 22 /05 /Mai /2009 08:56
Selon une étude rapportée par le magazine CIO, et réalisée par Osterman Research  auprès de 200 organisations très diverses, 71% des répondants disent demander autour d'eux pour identifier un expert sur un sujet précis.

46% disent utiliser l'annuaire d'entreprise, 34% utilisent le site web ou l'intranet de l'entreprise, et 30% disent envoyer un email à toute l'entreprise (!).

Toujours selon l'étude, seuls 9% disent avoir automatisé la localisation d'experts.

De fait, la gestion de l'expertise reste souvent un saint graal dans les organisations : tout le monde a besoin de trouver les experts, mais :
- les DRH, quand elles les gèrent, se concentrent généralement sur un périmètre d'expertise souvent limité à l'activité de chaque collaborateur dans son poste actuel, sans tenir compte par exemple des responsabilités passées, dans l'organisation ou ailleurs, ni des hobbies et passions personnelles des collaborateurs.
- la publication en clair des expertises est parfois redoutée car réputée faciliter le débauchage, tant interne qu'externe
- les outils de gestion de ces expertises sont souvent trop limités, tant en fonctionnalités modernes qu'en liberté d'accès et de modification directe par les collaborateurs eux-mêmes

Des solutions innovantes existent pourtant, qui peuvent être autogérées par les collaborateurs eux-mêmes pour un coût très faible...

(Via CIO)
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Vendredi 15 mai 2009 5 15 /05 /Mai /2009 08:32

Interpellé par la lecture d'une réflexion de B. Duperrin sur le sujet des monnaies virtuelles, et de leur possible utilisation en entreprise, cela m'a fait un peu réfléchir.

De quoi parle t-on : de monnaies d'échange créées de toutes pièces, virtuelles car ne reposant sur rien de physique, et dont certains font actuellement le buzz comme le Twollar (la monnaie virtuelle de Twitter) ou la monnaie interne de Facebook, voire indexées sur une monnaie réelle tel le Linden Dollar de Second Life.


B Duperrin nous propose deux vidéos d'un sociologue, Jean-François Noubel (filmé par Christophe Ducamp et Marc Tirel), qui nous explique sa vision du sujet, et qui nous donne surtout quelques clés de décodage sur le sujet.





Voici ce que j'ai retenu de ces vidéos :
- La richesse répond à la définition de chacun. Ce qui est important (avoir des enfants, des amis, de l'argent,...) est propre à chaque individu.

- Il y a une richesse mesurable (santé, compte en banque, ...), qu'elle soit objective ou non (par exemple, la note attribuée à un film)

- Il y a aussi la richesse échangeable (comme l'argent, la santé n'est pas échangeable).

- Dans les organisations, seule la richesse échangeable et monétisable fait l'objet de communication et de valorisation. Une expérience intéressante vécue par un petit groupe ne peut que rester dans ce groupe.

- Dans le nouveau concept, la monnaie n'est pas créée par une entité extérieure (ex : une banque), mais en donnant une certaine quantité de cette monnaie à quelqu'un d'autre. Si je n'ai rien, l'acte de donner créé la monnaie correspondante, éventuellement dans certaines limites (à définir).

 

La "monnaie" ne fait donc pas référence exclusivement à de l'argent échangeable, mais à toutes sortes de concepts complémentaires, comme nous allons le voir.


Cela a t-il un sens ?

Si nous ne sommes pas tous identiques concernant ce qui peut nous motiver, on peut noter cette motivation est cependant souvent liée aux échanges avec les autres et à ce qui en résulte :


- Nous sommes motivés lorsque nous gagnons quelque chose, même de virtuel (ex : de l'argent au Monopoly), à la fois par le fait même de gagner, mais aussi pour la reconnaissance des autres ou de soi-même que cela peut impliquer. La monnaie est ici virtuelle mais échangeable


- Nous pouvons aussi être remerciés par des votes, par exemple si une proposition est favorablement évaluée par une communauté (je fais ici référence au système de votes ou de commentaires que l'on trouve dans des systèmes 2.0 tel BlueKiwi par exemple). Dans le même ordre d'idée, les votes du public peuvent représenter une monnaie mesurable et subjective, comme par exemple lorsque le public de la "Nouvelle Star" décide quel candidat doit rester ou partir de l'émission.


Si ces monnaies peuvent rester "confidentielles", d'autres servent manifestement à établir une "réputation", à se positionner vis-à-vis des autres, en particulier lorsque les relations sont électroniques et qu'une certaine confiance est nécessaire. Ainsi :


- Le "blog rank", défini en fonction du niveau de fréquentation d'un blog, lié à la fréquence de ses mises à jour et aux nombre de ses visiteurs, constitue une reconnaissance implicite de la part des lecteurs tout participant à instaurer une confiance dans les documents publiés. La "monnaie" est mesurable, objective, mais non échangeable. Mais peut-être est-ce ici plus une "monnaie" par extention, car elle n'est pas délivrée directement par les internautes mais par le système.


- Sur ebay, les vendeurs et les acheteurs ont besoin de démontrer une bonne réputation. Cette réputation est établie par toute une série d'informations. Certaines sont construites par l'individu lui-même (le nombre de ventes par exemple), d'autre sont établies par les personnes qui ont été en contact avec lui. Il s'agit donc de monnaies mesurables, souvent subjectives, telles le pourcentage de feedbacks positifs, et diverses notes liées au respect des engagements, à la qualité de la communication, le délai de livraison ou la qualité du transport :


- Sur les forums ou dans certains jeux vidéo, la réputation est établie par le "statut", liée à l'expérience acquise ou au nombre de contributions (ce qui revient finalement au même). L'exemple suivant, issu du forum d'Allocine.fr, révèle le statut du contributeur, son ancienneté, et le nombre de contributions postées. Manifestement, nous avons ici affaire un un certain niveau de passionné. Si l'utilisateur semble ici contribuer à créer sa propre monnaie mesurable et non échangeable, le site web y ajoute la sienne nous forme de compteur d'ancienneté.



- Dans le domaine des sites éminemment relationnels, les sites de rencontre ne peuvent pas être omis. Si les "monnaies" virtuelles échangées sont souvent discutables (comme un nombre de "sourires" reçus), d'autres se traduisent sous forme de notation à la Allocine.



En synthèse

Ce qui me semble ici frappant, c'est que la notion de "monnaie virtuelle" existe finalement depuis longtemps, sans en porter le nom, et que nous sommes très nombreux à l'utiliser, parfois sans en avoir réellement conscience.


Si l'on résume, les monnaies virtuelles servent :

- à remercier,

- à établir une réputation,

- à donner confiance,

- à traduire sous une forme explicite et compréhensible ce qui est souvent compliqué à transmettre (comme la qualité d'une relation par exemple)



Y a t-il un usage en Entreprise ?

Si l'usage des monnaies virtuelles semble répandu et très naturel en dehors de l'Entreprise, pourquoi sont-elles si peu courantes dans les Organisations ? Je forme plusieurs hypothèses :

- L'Entreprise a t-elle ici aussi des années de retard sur l'expérience du grand public ? Possible, mais cette réponse semble trop simpliste.

- Le monde professionnel est-il trop "critique" pour la survie de chacun pour que l'on y introduise ce type de notion ? Possible aussi, mais guère satisfaisant.

- Les réseaux sociaux électroniques ne sont pas encore assez développés dans les organisations ? Cela pourrait bien être une piste...


Peut-être personne n'a t-il encore réellement osé introduire ce genre d'innovation, mais peut-être est-ce inéluctable ? Avec une entreprise de plus en plus étendue, où les relations électroniques deviennent de plus en plus fréquentes et parfois même un mode de travail recommandé en raison de crises économiques ou épidémiques qui imposent des économies budgétaires ou des restrictions dans les transports, comment allons nous établir nos futures relations de travail avec des inconnus à l'autre bout du pays ou de la planète ?


Ira t-on jusqu'à évaluer le profil électronique d'un collègue sur des critères comme : 

- sa capacité à respecter des engagements (délais,...)

- le plaisir que l'on a eu à travailler avec

- son expertise

- ... ?


Voudra t-on factualiser ainsi des informations subjectives, non échangeables, mais pourtant reconnues et mesurables ?


Il est possible que cela ait un sens, pour tirer les collaborateurs vers le haut tout en transformant le mode de fonctionnement de l'entreprise, pour passer d'un mode Command & Control vertical à un mode d'auto-coordination et d'auto-contrôle mutuel transverse. Cependant, ceci n'est pas sans risque social, en fonction de la manière dont ce mécanisme fonctionnerait.


Quelles en serait les règles ?

La dynamique me semble complexe, et je ne peux que m'aventurer à quelques suggestions :
- Une (ou plusieurs) monnaie virtuelle ne doit pas être vue par les collaborateurs comme un outil de gestion des RH, mais comme un indicateur interne, transverse.
- Les collaborateurs ne sont pas obligés d'accèpter le mécanisme d'échange "monétaire" mutuel. Il s'agira donc d'une option désactivable par chacun. Au moins dans un premier temps, afin d'atteindre un seuil de maturité
- Tout collaborateur a la possibilité de remettre son profil à zéro. Ceci pour purger un mauvais départ. Mais une telle purge fait disparaître les mauvaises ET les bonnes évaluations.
- Il est nécessaire de mettre en place des mécanismes d'auto-contrôle, comme dans la logique d'eBay, afin d'éviter que certains collaborateurs ne dépassent certaines limites comportementales dans leurs notations. Une traçabilité de qui a noté qui comment semble nécessaire, chacun pouvant noter l'autre librement. Tout abus se traduit donc par une rétorsion instantanée.
- Diverses "monnaies" peuvent être créées, objectives ou subjectives, échangeables ou non. Si l'on peut s'interroger sur l'utilité d'une monnaie échangeable entre collaborateurs, on peut aussi imaginer une monnaie valorisable entre le collaborateur et l'entreprise : Ainsi, quelqu'un qui réalise un projet ou une action en dehors de son activité "normale", pourrait se voir gratifier d'un montant de monnaie virtuelle accrédité par la communauté pour cette action. Cette monnaie échangeable pourrait alors être transformée en monnaie réelle (€) selon des paliers, afin d'accentuer son caractère motivant. Il s'agirait alors d'une manière d'encourager, sans obligation, certains comportements ou l'engagement des collaborateurs, qu'il s'agisse d'innovation ou de services rendus.

Une monnaie échangeable permettrait de factualiser virtuellement la valeur générée, pour l'entreprise, par une action ou un projet. 

 

Qu'en pensez-vous ?


Par Fabrice Poiraud-Lambert


Lire aussi :

- http://connecteur.blogspirit.com/archive/2009/03/30/monnaies-libres-quelques-temoignages-et-videos.html

- http://www.adverbe.com/2009/02/27/le-twollar-nouvelle-monnaie-virtuelle/

- http://connecteur.blogspirit.com/archive/2009/02/20/le-twollar-vous-connaissez.html

- http://www.nicolas-bermond.com/e-reputation/monnaie-virtuelle-open-moneykill-apps-de-le-reputation-445

- http://venturebeat.com/2009/04/03/facebook-wants-you-to-give-credit-where-credit-is-due/

- http://www.core77.com/blog/technology/rca_the_future_of_money_10007.asp

- http://www.slideshare.net/jfnoubel/introduction-lintelligence-collective-pour-les-entreprises-presentation



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Mardi 3 février 2009 2 03 /02 /Fév /2009 08:16
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Dimanche 1 février 2009 7 01 /02 /Fév /2009 08:26
Il est intéressant de constater que de plus en plus de solutions apparaissent des tags avec pour seul mode de navigation. Cependant, les présentations de ces tags différent parfois nettement, et l'on peut se demander quel est le mode d'affichage le plus adapté. Voici donc le 4ème volet de ma réflexion sur le sujet (consultez aussi volet N°3).

Pour alimenter la réflexion, voici quelques styles d'affichage très différents, rendus possibles par simple paramétrage dans Delicious. Jugez par vous-même :

Voici un nuage de tags, dans sa présentation la plus traditionnelle (au changement de couleur près) :
Les tags sont ici classés par odre alphabétique, les plus utilisés étant plus gros, et d'une couleur plus visible (ici le bleu). Le classement alphabétique permet de retrouver une notion (identifiée) de manière simple.
Pour test, voici le même nuage avec une couleur différente pour les tags les plus utilisés. Vous préférez quelle version ?
Une autre option d'affichage, que l'on retrouve dans certains outils, consiste à trier les tags par ordre décroissant de nombre d'utilisations. Les tags les plus utilisés se trouvent donc en haut de liste. J'avoue que je reste perplexe devant ce mode d'affichage, car ce n'est pas parce qu'un tag n'a pas été utilisé souvent qu'il n'est pas utile et/ou recherché par l'utilisateur :
Le même nuage avec un changement franc de couleur :
Il peut être tentant d'afficher les compteurs d'utilisation dans le nuage : personnellement, je ne suis pas convaincu que cela apporte une information utile, mais que cela détourne au contraire l'utilisateur de sa recherche initiale, tout en "noyant" les tags dans des informations parasites :

Au passage, il est aussi possible d'afficher les tags non pas en nuage mais en liste, avec ou sans compteur. Cette présentation offre l'avantage d'être beaucoup plus lisible, mais l'inconvénient majeur de prendre une place potentiellement très importante en hauteur :

Le même affichage en liste, cette fois trié par nombre d'utilisations de chaque tag :



A noter qu'il existe aussi des variations très intéressantes sur le thème, comme par exemple le mode de présentation par familles de tags proposé par Knowledge Plaza :


Cette segmentation par famille a pour vertue principale de rendre plus lisible un grand nombre de tags hétérogènes. Reste cependant un léger défaut, peut-être, qui consiste à obliger l'utilisateur à rentrer dans une catégorisation du monde qui n'est peut-être pas la sienne. Cette solution est cependant peut-être plus compatible avec la culture d'entreprise actuelle, au moins sur une période de transition entre les solutions fortement catégorisées (serveurs de fichiers, boites mail, Lotus Notes, Sharepoint,...) et les solutions "à plat". Ces familles de tags offrent aussi la possibilité de répondre à des contraintes de structuration du contenu qu'un simple nuage ne permettrait pas.

Pour finir, et pour être à peu près exhaustif, voici une présentation que l'on retrouve parfois sur les blogs sous WordPress : le nuage de tags en forme de sphère, sphère que l'on peut faire tourner avec la souris (exemple). C'est, j'avoue, assez attractif, mais à mon sens totalement inutilisable au-delà d'un certain seuil : essayez donc d'y mettre 200 tags ou plus...

Un nuage en forme de sphère dynamique


Conclusion
Chacun adoptera le type de nuage de son choix, mais il me semble que certains sont plus adaptés et ergonomiques que d'autres, en fonction de l'usage que l'on souhaite en faire. En disant cela, je ne dis pas grand chose, mais vous aurez déjà compris où vont mes préférences.


Pour finir :
Pour information, voici l'interface de paramétrage de Delicious, qui permet d'intégrer un nuage de tag dans une page web externe :

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
-
Le livre de cuisine de la taxonomie et de la folksonomie
- Nuages de Tags : pour simplifier la navigation et la gestion documentaire
- De l'usage des Tags (1) - Etude de l'usage de 131 veilleurs
- De l'usage des Tags (2) - Taxonomies, Folksonomies & Arborescences hiérarchiques
- De l'usage des Tags (3) - Implications pratiques pour la conception des futures applications 2.0 de l'Entreprise


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Lundi 19 janvier 2009 1 19 /01 /Jan /2009 08:25
Si le summum de la crise financière est probablement maintenant derrière nous, malgré quelques banques toujours en difficulté ici ou là, les économies occidentales souffrent toujours de la crise de confiance que les banques ont su créer, et du manque de disponibilité du crédit. Le contre-coup est sensible aussi en asie, où la baisse de la demande occidentale se fait sentir sur les chaînes de production.

Le mot d'ordre 2009 des directions générales est donc un peu partout : innovons ! 

- innover pour optimiser les processus, les coûts

- innover pour faire évoluer les business models, dans un contexte où certains marchés sont saturés. Les ventes de téléphones portables sont ainsi en baisse, probablement en raison d'un taux d'équipement déjà très élevé.

- Innover pour renouveler les produits et services mis à mal par les changements de comportement des consommateurs : L'exemple de l'automobile est significatif : avec la prise de conscience des problèmes liés à l'environnement, la réduction du pouvoir d'achat et la hausse des carburants (qui ont baissé depuis mais probablement pour mieux remonter plus tard), seuls les véhicules de petite cylindrée se vendent désormais.

En clair : innover pour maintenir un avantage concurrentiel

Mais pour innover, qu'est-ce que les organisations sont prêtes à changer ?

Accélérer la vitesse d'adaptation traditionnelle de l'entreprise implique en effet de changer la manière de fonctionner, ce qui peut toucher à la fois les processus, mais aussi les méthodes de management, le mode d'intéraction entre les acteurs, l'accès à l'information, la gestion de la connaissance et des idées, etc...

Option 1 : Statut Quo. L'entreprise souhaite innover sans bouleverser l'organisation
        - Faire les choses comme avant
        - Maintenir silos et bureaucratie
       
- Conserver des hiérarchies rigides et formelles (pour ne pas dire formalistes)
        - Poursuivre l'intégration verticale
: toute suggestion est validée par la voie hiérarchique     
        - L'accès à la connaissance est strictement réservé à ceux dont le poste le justifie
        => Pas d'innovation significative à attendre...

Option 2 : Productivité. L'entreprise est prête à faire bouger les choses
        - Viser l'efficacité opérationnelle :
Faire les même choses d'une autre manière via
          l'optimisation des processus
        - Poursuivre la réduction de coûts ou à minima la l'économie des dépenses
        - Faire tomber les barrières entre les silos afin de réfléchir en commun
        - L'accès à la connaissance est strictement réservé à ceux dont le poste le justifie
        => L'innovation existe mais est limitée et itérative

Option 3 : Transformation
        - Création des groupes de réflexion trans-fonctionnels et transverses
        - Mise en place d'une organisation adaptative
        - Transformation des pratiques managériales
        - Libération de l'accès à l'information en interne, afin que chacun dispose de l'information
          nécessaire à l'apparition des nouvelles idées : ne restreindre les droits qu'aux informations
          réellement sensibles
        => L'innovation devient une innovation de rupture


Il ne suffit pas de vouloir de l'Innovation pour qu'elle apparaisse comme par magie. Encore faut-il à mon sens :
- une forte volonté de la Direction Générale
- la volonté de rompre les barrières à l'innovation, souvent organisationnelles et managériales
- une vision des changements possibles, idéalement créée avec et par les collaborateurs, afin d'obtenir leur adhésion et engagement
- la mise en oeuvre de ces changements

Les principes de l''Entreprise 2.0 constituent probablement l'un des leviers de cette transformation, pour assister la volonté de changement.

Puisque l'on en parle, voici une vidéo qui traite du développement du potentiel créatif de l'humain pour favoriser l'innovation en entreprise (Via B. Duperrin) :




Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
- Innovation – Partie 1 : Contexte
- Innovation - Partie 2 : Reformer les managers
- L'innovation est-elle transgressive et impertinente par nature ?
-
Entreprise 2.0 & CISCO : du vécu expliqué par son CEO
- Entreprise 2.0 : une présentation de synthèse par Kimind
- Ne vous avais-je pas déjà présenté Charlotte ?
- Entreprise 2.0 : une autre définition et une vidéo
- L'entreprise 2.0 en vidéo : les explications
- L'Entreprise 2.0 selon Fred
- Charlie vous parle de l'Entreprise 2.0

- L’entreprise bien au delà du 2.0 (B. Duperrin)

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Vendredi 26 décembre 2008 5 26 /12 /Déc /2008 08:53

Après avoir fait un constat pratique sur l'utilisation des tags par les veilleurs, puis tenté une synthèse de la différence entre différents types de tags, ainsi que de leurs avantages et incovénients , le troisième volet de cette série d'articles dédiée aux tags va tenter d'exposer les problématiques qui peuvent se poser aux concepteurs de solutions logicielles d'entreprise, en particulier pour la gestion de la documentation et de la connaissance.


Question N°1 : Jusqu'où et comment transformer les usages et les outils en entreprise ?

"A l’inverse de ce que notre génération a pu connaître, lorsque l’entreprise représentait un véritable eldorado mettant à notre disposition des outils et du matériel auxquels nous n’aurions pu prétendre à l’époque, force est de reconnaître qu’aujourd’hui, à tous les points de vue, le monde d’entreprise ressemble à Jurassic Park par rapport à tous les outils dont je peux bénéficier dans ma sphère privée " (Bertrand Duperrin)


Comme le précisait Louis Naugès il y a quelques jours, l'Entreprise peut adopter trois stratégies pour gérer l'arrivée des Digital Natifs (ou Génération Y) et de leurs outils :


"1- Leur demander de s’adapter aux pratiques et aux outils des tribus anciennes, les vôtres. A la première opportunité, ils quitteront ces rives inhospitalières et vous laisseront transformer, progressivement, votre entreprise en résidence du troisième age.

2- Les ignorer, mais leur donner les “joujoux” qu’ils réclament, chat, accès ouvert à Facebook et YouTube (Que vous considérez comme des gadgets sans valeur professionnelle). Il se créera un espace de “cohabitation”, plus ou moins pacifique, entre deux mondes qui s’ignorent ; dommage !

Ces deux démarches sont, à long terme, suicidaires pour les entreprises qui vont se couper du monde de demain et d’un sang frais indispensable à leur renouvellement et à leur survie.
"

La 3ème méthode suggérée par Louis Naugès consiste à favoriser l'arrivée des nouveaux usages et outils en demandant à ces Digital Natives de les mettre en oeuvre et de former leurs ainés à leur utilisation, ce qui amènera ces jeunes à découvrir au passage les arcanes de l'entreprise (qu'ils ignorent quasi totalement) et que les ainés ont aussi quelques compétences intéressantes à considérer... 


Un avis similaire de Frédéric Soussin (Via B Duperrin) :


Je cite Louis Naugès car cela me semble faire un écho approprié à la réflexion suivante : dans un contexte qui n'a jamais connu qu'une organisation structurée de l'information (avec les avantages et les défauts que cela peut induire), comment et jusqu'où aller pour mettre en oeuvre des solutions innovantes, pour ne pas dire révolutionnaires ? Comment éviter le rejet et favoriser l'appropriation, en adoptant néanmoins un rythme d'évolution technologique permettant de rattraper rapidement le retard que l'entreprise a pris sur les usages des individus ?


La question en me semble pas neutre, car elle conditionne la conception (et la gestion du changement associée) de tous les outils que l'entreprise va construire ou acheter à partir de maintenant.



Extrait d'une étude récente publiée par Accenture, où l'on voit le gap qui existe entre les usages traditionnels et ceux attendus par les nouvelles générations :


Pour aller plus loin, Bertrand Duperrin écrit quelque chose d'intéressant à propos des outils :


"Les outils qui, à mon sens, sont les plus efficaces sont ceux que je n’ai pas l’impression d’utiliser, dont l’utilisation s’efface derrière ce qu’ils permettent, qui sont donc le prolongement naturel de mon activité. Pour la simple et bonne raison que si on a bien travaillé sur les deux points que je citais précédemment ils ne nécessitent aucun effort, donc aucune perte de temps, aucune dépense d’énergie et d’attention inutile et me facilitent donc la tâche plutôt que de la compliquer.

Remarquez que cela a été vrai de tout temps, de la machine à outil utilisée en usine aux outils de communication plus informels en passant par les logiciels “lourds” de type ERP… Je signale à cet effet qu’un des freins au bon renseignement, par exemple, d’un CRM ou d’un logiciel de gestion des temps n’est jamais tant le refus du but que le caractère disproportionné de l’effort nécessaire pour une tâche finalement simple.

On se sert des outils pour effectuer une tâche. Si leur utilisation représente une tâche en tant que telle on surajoute une tâche et on gaspille donc des ressources.

• Au niveau du design de l’outil : plus les choses sont évidentes et ergonomiques moins le besoin en formation est important, moins l’outil sera refusé.

• Au niveau du design du travail et de l’alignement : faire changer la manière de travailler des collaborateurs pour faire utiliser un outil est stupide. C’est à l’outil de s’adapter à la manière dont les gens travaillent. Bien sur l’outil peut être un accélérateur de changement si on veut en profiter pour faire évoluer le travail, mais quoiqu’il en soit c’est la manière dont on veut que les gens travaillent qui détermine l’outil et non l’inverse."


et il ajoute :

"Tout cela est loin d’être trivial à l’heure où l’on cherche des outils permettant de rendre le travailleur du savoir plus productif et efficace. Les outils classiques ne sont pas adaptés ce qui fait leur utilisation, loin d’être facilitatrice de quoi que ce soit est une perte réelle d’énergie et de temps pour eux. Donc pour l’entreprise. Et pourquoi donc ? Parce que pour des personnes utilisant principalement leur matière grise et traitant la matière première, l’information, sous forme de flux, le fait que l’outil soit le prolongement naturel de leur manière d’agir et de penser est plus important que jamais. Ils détestent l’email ? Normal, il fragmente l’information et transforme un flux régulier en saccades. Je suis loin d’être addict aux outils mais je me dois de reconnaître que les outils dits “web 2.0″ ont cet avantage qu’ils rendent les choses tellement naturelles et intuitives sur le travail des flux d’information que leurs fonctionnalités s’effacent souvent au profit des usages et du résultat qu’ils permettent. C’est flagrant dans les discussions : leurs utilisateurs parlent de faire là où les utilisateurs de produits traditionnels parlent d’utiliser. Les premiers ont oublié la technologie, non qu’elle soit absente mais parce qu’elle est à sa place et facilite sans bloquer. Pour les seconds elle est souvent vue comme un frein, un facteur de complexité. CQFD"


Et c'est Internet Actu qui nous propose un éclairage et un axe de réflexion complémentaire :

"Le focus sur le bureau va nous faire passer de l’ère de l’information à celle de l’attention. “Comme notre vie numérique a évolué de nos vieux bureaux démodés à nos environnements web centrés sur les navigateurs, nous allons passer d’une organisation spatiale de l’information (répertoires, dossiers, bureaux…) à une organisation temporelle (flux, lignes de temps, microblogs, …). Le web est en évolution constante et le plus grand défi n’est plus de trouver l’information, mais de la garder par-devers soi.” Et d’expliquer que le bureau du futur a pour but de nous aider à mieux gérer la surcharge informationnelle - “qui est dû en grande partie à ce changement”. “L”interface sera adaptée pour aider l’utilisateur à comprendre quelles sont les tendances plutôt que de savoir comment les choses sont organisées.”

Il semble que nous sommes à une étape de transition :
- d'un coté des applications et les intranets traditionnels et parfois complexes, qui prennent souvent peu l'utilisateur en considération au profit de l'organisation, et où l'utilisateur tend de plus en plus à se noyer dans une information à la fois pléthorique (qui double tous les 9 mois), qu'il sait de moins en moins retrouver et exploiter. Au final, les cas sont innombrables d'outils, d'intranets et de contenus délaissés, abandonnés, malgré une débauche d'énergie managériale pour y faire revenir les collaborateurs.

- de l'autre une nouvelle génération (Y), qui arrive avec de nouvelles approches, de nouveaux outils, et qui espère que l'entreprise va leur offrir des moyens et des outils conforment à leurs habitudes (en oubliant parfois quelques contraintes vitales de fonctionnement des Organisations).

S'il n'est ni possible si souhaitable de passer d'un bord à l'autre spontanément, les entreprises se doivent de se préparer au changement de culture qui va déferler inéluctablement (du simple fait du renouvellement des générations), tout en tirant le meilleur parti des nouvelles approches issues du web, afin d'en tirer un maximum de valeur.

Dans ce contexte, les solutions qui seront désormais développées au sein des DSI, ou acquises à l'extérieur, me semblent devoir nécessairement intégrer un certain nombre de principes "2.0" qui permettront de favoriser la gestion du changement en douceur.

Question N°2 : Jusqu'où et comment pousser la gestion des tags en entreprise ?

Le sujet qui nous occupe ici concerne la mise en oeuvre des Tags en entreprise, mais nous aurions pu étendre la réflexion aux Flux RSS, aux réseaux sociaux, etc...


Passer d'une organisation structurée et arborescente de l'information à une organisation "plate" implique une réflexion spécifique, surtout si la réflexion a lieu au sein de l'Organisation plutôt que chez un éditeur. En effet, l'éditeur pourra choisir de cibler des besoins très spécifiques, telle la veille par exemple, sans assumer le poids de l'existant de l'entreprise au sens large. A contrario, l'Entreprise qui décide de refondre ses solutions par du développement interne ou l'acquisition de solutions externes, devra définir ses besoins en tenant compte de la résistance possible voire probable qu'elle devra affronter lors de la mise en oeuvre des innovations les plus révolutionnaires et/ou radicales.


Et il est à prévoir que ce changement sera effectivement radical pour les nombreux utilisateurs de Sharepoint (logique de répertoires arborescents), de Lotus Notes (logique de catégories arborescentes), ou des bons vieux serveurs de fichiers (logique de répertoires physiques arborescents) à propos desquels je dis souvent qu'ils constituent le principal frein au déploiement des intranets 2.0 : plein de défauts, mais si simples à utiliser et si bien maîtrisés par les utilisateurs du fait de cette simplicité, qu'ils en sont indémontables.


Aujourd'hui, pour gérer ce passage, j'ai donc le sentiment que les solutions de transition devront pouvoir gérer le meilleur des deux mondes, quitte à considérer momentanément si besoin les tags comme des catégories ou des répertoires, afin d'avoir la souplesse nécessaire pour passer d'un usage à l'autre en fonction des besoins, des communautés, et de leur maturité. Seules les solutions Editeurs pourront s'offrir le luxe de camper sur une position radicale, mais cela leur fermera encore les portes de certains besoins et de certaines communautés pas assez préparées (ce qui n'a rien de choquant par ailleurs).


Question N°3 : Quels concepts adopter & leurs impacts sur la navigation

 

Vus de l'utilisateur, les tags se traduisent par un ou plusieurs nuages de tags servant à la navigation. La problématique soulevée ici est plus largement liée aux choix qu'il convient de faire pour les mettre en oeuvre.

Par exemple, envisagez donc l'affichage d'un nuage de 4000 tags comme celui-ci... un challenge !

Comme je n'ai pas ici la place d'afficher le Mind Map que je me suis amusé à faire pour cartographier ces différentes problématiques, en voici un échantillon :
- Faut-il afficher un ou deux nuages de Tags ? Quelle est leur disposition respective idéale dans l'interface ?
- Ces nuages seront-ils idéalement sous forme de nuage ou de liste linéaire ?
- Faut-il ou pas jouer sur les tailles et les couleurs de caractères pour mettre certains tags en exergue ?
- La restriction paramétrable des nuages de tags aux tags les plus utilisés a t-elle un sens ?
- Faut-il permettre les Folksonomies ou seulement les Taxonomies ? ou les deux ?
- Faut-il prévoir de partager la Taxonomie locale avec une Taxonomie plus globale et transverse ?
- Quel est le processus de création de tags le plus adapté ?
- Qui peut administrer quoi ?
- ...

Les solutions du marché explorent toujours ces différentes facettes, et il y a presque autant de réponses que d'éditeurs. Voilà un champ d'investigation passionnant en raison des changements que cela peut permettre apporter en entreprise dans la recherche d'information, associée aux flux RSS.


Par Fabrice Poiraud-Lambert


Lire aussi :
-
De l'usage des Tags (4) : Différentes présentations
- De l'usage des Tags (2) - Taxonomies, Folksonomies & Arborescences hiérarchiques
- De l'usage des Tags (1) - Etude de l'usage de 131 veilleurs
- Delicious : l'indispensable compagnon du Veilleur !
- Nuages de Tags : pour simplifier la navigation et la gestion documentaire
- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable
- [Test] Knowledge Plaza : La solution de veille collaborative 2.0 pour l'Entreprise
- Folksonomy : les tags en délire
- Folksonomies: power to the people
- Louis Naugès: Digital Natifs en entreprise, des opportunités en or ?
- Je suis plus productif en me débarassant des outils que j’utilise
- La prise de pouvoir des techno-populistes…chez Unilever, GE, et demain chez vous ?
- Le Webtop : le Desktop organisé par le web
Par Tecoman - Publié dans : Mgt - Grands principes
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Mercredi 24 décembre 2008 3 24 /12 /Déc /2008 08:05

Voici donc le deuxième volet de ma réflexion à voix haute concernant les implications de l'usage des tags, qui fait suite à l'étude des usages de 131 veilleurs. Mon objectif est ici de tenter de faire une synthèse de bonnes pratiques et solutions à l'usage des équipes de développement. Ne voyez nulle autre prétention dans cette synthèse que celle de me donner une vision claire à moi-même...

Conséquences pratiques des résultats de l'analyse des usages de 131 veilleurs

Avant d'aller plus loin, il me faut faire un peu de sémantique, car il existe deux grands types de tags :
 - les tags gérés de manière centrale par un administrateur seul habilité à les créer. Nous appelerons cet ensemble de tags une "taxonomie" (ou "taxinomie", puisque les deux sont possibles en fonction des influences linguistiques)
- les tags créés et gérés par les utilisateurs, sans contrôle (en théorie) d'un administrateur. Nous décrirons ces tags par le terme "Folksonomies" (fusion de "Folks", qui signifie "Gens" en anglais et "Taxonomie").

Ce que je retiens des graphiques de la première partie de cet article, c'est qu'une application utilisant les tags personnels ("Folksonomies") doit être conçue pour en gérer potentiellement un grand nombre. On le voit, cela peut théoriquement se compter en milliers, même si je doute que cela arrive à ce stade, en pratique, dans une entreprise. Quoi qu'il en soit, ceci aura un impact non négligeable sur le design des interfaces, et les fonctionnalités de navigation et de gestion de toute solution mettant les Folksonomies en oeuvre pour une population large. Bien entendu, rien n'empêche, passée une phase initiale de "chaos" permettant l'exploration et l'adoption, de recentrer les usages (et donc le nombre de tags) vers une liste plus raisonnable.

Forces & Faiblesses de la gestion par Tags

Je ne reviendrai pas ici sur ce qu'est un nuage de tags et comment cela fonctionne, puisque vous pouvez tester avec le nuage placé à droite de cet article, et que je l'ai déjà décrit plus précisément ici. Par contre, il me semble utile de faire une petite synthèse des forces et faiblesses de l'utilisation des tags, synthèse que j'aurais dû faire dans le premier volet de cet article si je n'avais pas initialement poursuivi un autre but personnel.

L'intérêt de l'utilisation des tags réside à mon sens principalement dans les points suivants :
- L'utilisateur ne se pose jamais la question de savoir quel mot-clé taper dans un moteur de recherche. Il lui suffit de choisir dans une liste (ou nuage)
- En conséquence du point précédent, la recherche aboutit toujours à un résultat, d'autant que les tags proposés seront tous associés à au moins un document.
- L'utilisateur n'a pas besoin d'entrer dans la logique des auteurs (arborescente, rigide, liée à la vision du monde et à la culture de l'auteur, qui ne laisse qu'un unique chemin d'accès possible à un document) pour trouver ce qu'il cherche, or on sait que la difficulté à trouver un document réside souvent dans cette différence d'organisation mentale du contenu entre les auteurs et les lecteurs. Et il n'est pas rare que les auteurs eux-mêmes s'y perdent...
- une information est rarement complètement décrite par une seule information. Avoir la possibilité d'associer plusieurs descripteurs (ici les Tags) permettra de créer plusieurs chemins possibles, complémentaires, pour retrouver l'information, contrairement à une organisation hiérarchique et structurée, qui finira par aboutir à des approximations perturbantes, quand elle ne devient pas franchement chaotique suite à un changement de contexte (réorganisation,...) qu'elle ne saura pas gérer sans des efforts qui peuvent se révéler lourds et coûteux pour reclasser l'information.
- L'utilisation des Tags permet de gérer un nombre important d'informations, quel que soit leur taux de croissance. Elle permet aussi d'affiner la description de l'information dans le temps, en permettant l'ajout simple de Tags, ce qui n'est pas possible dans une arborescence hiérarchique.
- L'utilisation des Folksonomies permet en outre aux utilisateurs de s'approprier le contenu, indépendemment de la vision Top-down traditionnelle.
- Le contenu explicite du nuage de Tags facilite la découverte d'informations qui resteraient sinon cachées dans les profondeurs d'arborescences obscures.
- Les tags peuvent décrire un contenu de manière plus précise que les mot-clés auxquels un utilisateur penserait lors d'une recherche, en supposant que ces mot-clés existent dans le texte, ce qui n'est pas toujours le cas.
- Les folksonomies permettent de mieux comprendre le vocabulaire des utilisateurs, voire de distinguer des communautés au travers des classifications réalisées.
- Au final, la recherche est souvent rapide, ciblée et efficace, sans que l'utilisateur n'ait besoin d'être formé ou expérimenté.

En contrepartie, la gestion par tags peut souffrir des défauts suivants :
- Si les documents ne sont pas tagués correctement ou suffisamment, il sera difficile de les retrouver en utilisant seulement les tags. Une recherche (complémentaire ou alternative) par mot-clé sera alors nécessaire.
- L'utilisation de Folksonomies peut se traduire par un léger chaos à recentrer, selon le nombre d'auteurs, afin de garder une certaine cohérence aux Tags utilisés dans l'ensemble, et ne pas nuire aux recherches.
- L'utilisation de Folksonomies peut se traduire aussi par une diminution de l'efficacité de la recherche, en augmentant le panel de descripteurs possibles pour une famille d'informations.
- Les Tags, pris isolément, souffrent d'une perte de sens lié à l'absence de contexte. "ROI" peut ainsi désigner une personne royale tout comme un "Return On Investment". C'est l'agrégation des tags sur un même document qui leur donne un sens.

Une partie des défauts des Folksonomies pourra être limité par l'assistance fournie à l'utilisateur :
- auto-complétion : la liste des tags existants sera proposée en temps réel pendant que l'utilisateur saisit ses tags, afin qu'il puisse facilement choisir l'un de ceux existants plutôt que de créer un synonyme ou un mot approchant (singulier, pluriel, accentué ou pas,...).
- une analyse statistiques ou sémantique de l'information pourra permettre de proposer des tags existants qui semblent adaptés, ou les tags utilisés sur ce contenu ou des contenus similaires par d'autres utilisateurs.

Taxonomies ou Folksonomies : des apports différents

Les Folksonomies ne sont pas une solution adaptable à toutes les situations. Il ne s'agit que d'un outil puissant et innovant dans certains contextes.

- Les Folksonomies constituent un ensemble émergent de tags, à plat, sans organisation hiérarchique structurée, créés par les utilisateurs lorsqu'ils écrivent ou classifient le contenu
- Les Taxonomies sont typiquement décrites avant même la création du contenu par des experts qui tentent d'imaginer les besoins des utilisateurs et leur démarche de recherche.
- Les Taxonomies sont centralisées de manière autoritaire, lorsque les Folksonomies laissent une vision collaborative émerger
- Les Taxonomies sont précises, sans ambiguïté, et leur organisation contribue à leur donner un contexte.

Les usages et les potentiels des deux seront donc différents :

- Les Taxonomies seront de préférence utilisées pour classifier des entités homogènes, stables, restreintes, avec une autorité centralisée et des utilisateurs experts ou formés. Il s'agit aussi d'un système coûteux à créer et à maintenir
- Les Folksonomies nécessitent que des personnes réalisent spontanément le travail de catégorisation, pour des raisons personnelles ou sociales. Elles sont "plates" et parfois ambiguës, et ne supportent pas une recherche focalisée. Cependant, elles ne coûtent pas cher, sont "scalables" et proches du langage et de la représentation mentale des utilisateurs.

Les Tags en Entreprise : le choc des cultures

L'immense majorité des outils d'entreprise reste encore à ce jour étrangère aux classifications non hiérarchiques, et donc à fortiori à des classifications plates définies par les utilisateurs eux-mêmes. Mais les choses changent, et les collaborateurs tentent de plus en plus de faire rentrer dans l'entreprise les outils qu'ils utilisent quotidiennement à titre personnel.

Les tags commencent donc à entrer timidement dans les outils professionnels, souvent à l'occasion d'expérimentation sur des périmètres limités, comme la veille ou la gestion de la connaissance. Avec une proportion importante de collaborateurs non habitués à ce nouveau mode de gestion, et à la culture collaborative qui l'accompagne souvent, la problématique est donc d'arriver à construire des solutions adaptatives et progressives, qui accompagnent les utilisateurs sur le chemin du changement, en évitant un phénomène de rejet.

Impact des tags sur la conception d'applications

Dans le volet suivant de ce article, nous essayerons d'explorer les incidences de l'utilisation des tags sur la conception d'applications de gestion de contenu.

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
- De l'usage des Tags (1) - Etude de l'usage de 131 veilleurs
- Delicious : l'indispensable compagnon du Veilleur !
- Nuages de Tags : pour simplifier la navigation et la gestion documentaire
- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable
- [Test] Knowledge Plaza : La solution de veille collaborative 2.0 pour l'Entreprise
- Folksonomy : les tags en délire
- Folksonomies: power to the people


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