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L'entreprise 2.0 écartelée entre les anciens besoins et les nouveaux usages

3 Novembre 2013 , Rédigé par Fabrice Poiraud-Lambert Publié dans #Entreprise 2.0

Le concept "d'entreprise 2.0" date maintenant de 2006. Sept ans que nous en parlons et que de nombreuses usages sociaux se sont développés dans les sociétés. Pourtant, les bases de la collaboration restent toujours fragiles, et pendant que l'on développe certains usages avancés pour une frange parfois très limitée des utilisateurs, de nombreux autres n'utilisent que la messagerie. 

Loin du RSE, de Twitter et autres Web conference, si l'agenda partagé est l'un des plus anciens outils collaboratifs d'entreprise, combien l'utilisent ? Pas tant que cela si l'on considère le nombre s'assistantes qui appellent chaque participant d'une réunion pour tenter de réconcilier les agendas...

Deux solutions qui manquent encore généralement cruellement :

  • Une vraie gestion de taches collaborative. Alors que les nombreuses réunions se traduisent souvent par des actions à suivre, combien de ces actions se perdent dans les limbes, impossibles à tracer dans des comptes-rendus flous, imprécis (qui doit faire quoi quand au fait ?), quand ils existent ?

    Etrangement, ce besoin est pourtant universel et très simple à traiter, et certaines solutions développées en quelques dizaines de minutes suffisent parfois à gérer des centaines ou des milliers d'actions...bien mieux que dans Excel ! 
     
    Reste que s'il existe de nombreuses solutions en mode saas, rares sont celles qui conviennent : trop chères, pas intégrables à l'annuaire de l'entreprise, pas en français (ou pas en anglais, ou...), ou d'un usage étrange qui oublie la simplicité au profit d'une interface fun mais au final inutilisable en pratique.

    Une solution telle que celle de Basecamp est simplissime et économique, mais malheureusement pas adaptée à l'entreprise française. Celui qui développera un Basecamp intégrable à l'annuaire d'entreprise et localisable en diverses langues remportera probablement le gros lot.
     
  • Une gestion de formulaires transversaux : Toutes ces demandes internes que l'on fait à titre individuel ou de service à service. Avez vous déjà compté le nombre de processus d'entreprise qui ne font pas partie d'un processus métier très cadré, mais qui passent par téléphone, mail non structuré, formulaire word/excel imprimé ou envoyé par mail... ? Qu'il s'agisse d'une demande de congés (quand elle n'est pas encore dématérialisée), une demande de création de compte informatique, une demande d'achat de matériel, une demande d'achat de billet de train, etc... ce sont souvent des dizaines voire des centaines de processus qui sont ainsi traités en mode "flou", souvent difficiles à tracer et à suivre, souvent très lents car faiblement automatisés (workflow de validation, workflow de traitement,...). 

    Et pourtant, le ROI de cette application est l'un des rares à être visible, mesurable, prévisible et immédiat. Et énorme, si l'on considère qu'une entreprise de 5000 personnes peut facilement générer plus de 100 000 demandes transversales par an.

    Les solutions du marché, souvent chères elles aussi, proposent des fonctionnalités soit trop basiques (comme un simple sondage), soit trop complexes, avec une interface de création de formulaire qui nécessite une formation de plusieurs jours... 

    Pourtant, loin des solutions de BPM lourdes et complexes, il est possible d'obtenir une solution simple, administrable par les utilisateurs eux-mêmes, sans intervention de la DSI. Il suffit de considérer le problème à l'envers de ce qui est fait généralement. Mais voilà plus de 10 ans que je me demande pourquoi aucune solution de ce type n'est apparue sur le marché... et pourquoi les entreprises se font une montagne d'un sujet qui fait bien souvent le consensus.

Au final, il est peut-être plus facile de faire rêver une Direction Générale avec des projets valorisants, technologiques ou futuristes (comme les RSE, les interfaces tactiles, et très bientôt les googles glasses ?) que sur ces sujets d'un autre siècle... Et pourtant, le ROI est là aussi.

 

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