Samedi 13 décembre 2008
Dans un article précédent ("Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale"), j'essayais de déterminer quelle pourrait être la combinaison idéale de solutions du commerce pour éviter d'un coté un développement spécifique (toujours coûteux), et de l'autre profiter des innovations proposées par les éditeurs pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Ma conclusion était qu'il n'y avait toujours pas de solution miracle...

L'ai je trouvée ? A vous de juger, mais j'ai le sentiment d'approcher d'une solution intéressante.

Reprenons la liste de quelques besoins actuels des entreprises :

- faciliter la veille collaborative sur les informations externes à l'entreprise (web,...), afin de faciliter l'innovation ascendante externe (ou dit autrement, profiter des bonnes idées des autres pour créer son propre avantage concurrentiel)
- partager et capitaliser sur les connaissances internes, et en particulier sur les connaissances implicites rarement voire jamais décrites dans les documents habituels des organisations
- identifier l'expertise des collaborateurs, afin de pouvoir faire appel à la bonne personne au bon moment
- remplacer le portail intranet traditionnel (ie "1.0") rarement consulté, par un portail intranet moderne (ie "2.0") qui deviendra spontanément un incontournable pour les collaborateurs (rêvons un peu).
- rendre l'information facile à trouver
- promouvoir la collaboration entre les collaborateurs, afin d'augmenter l'intelligence collective, et donc l'innovation.
- et toujours : fabriquer un intranet moderne et évolutif, rapidement, pour un coût très raisonnable.

Cette liste pourrait être beaucoup plus longue, mais j'y trouve déjà matière à mon propos.

Comment traite t-on ces besoins ?

1- Il nous faut une solution de gestion de la connaissance et de l'expertise des collaborateurs
En ces temps de crise, l'agilité et l'innovation sont à rechercher auprès des collaborateurs, de leur connaissance pratique du terrain et du métier. Mais cette quête ne pourra pas se satisfaire de simples partages de messages ou de fichiers. Il va falloir créer et animer de petites communautés de passionnés : l'expérience montre que seuls 3 à 20% des collaborateurs contribuent, les autres restants passifs. Il va donc falloir se concentrer sur ces acteurs motivés et leur dédier un environnement propice à leurs échanges, et leurs interactions et cogitations.

Je vous propose ici d'utiliser la solution de BlueKiwi. Cette solution offre la particularité de permettre de concentrer la connaissance générée par chaque acteur, en le valorisant individuellement, ce qui se traduit par de l'automotivation, la même que celle qui peut pousser un blogueur à publier article après article, bien qu'il soit seul devant son PC. Les échanges sont favorisés, et l'expertise des contributeurs mise en exergue au travers de leurs écrits.


2- Il nous faut une solution de veille collaborative d'entreprise
La veille est une activité particulière, très différente (mais complémentaire) de l'activité qui consiste à transmettre sa connaissance. Il s'agit ici de capter des informations intéressantes hors de l'entreprise (nous pourrions parler aussi d'intelligence économique), de les ramener dans l'entreprise, et de les partager pour en extraire la substantifique moelle grâce à des débats d'idées. Si 20% des collaborateurs peuvent devenir des contributeurs actifs, je ne pense pas que plus de 5% soient des veilleurs actifs et réguliers. Néanmoins, une petite communauté de veilleurs très actifs peut être extrêmement efficace, surtout si elle est équipée d'une solution de veille collaborative performante et simple à utiliser

Je vous propose d'utiliser Knowledge Plaza pour ce faire. Cette solution sera entre autre extrêmement pratique pour rechercher du contenu, dans l'intranet ou sur le web (ou les deux en même temps), grâce à la puissance de son Meta Moteur.


3- Il nous faut un portail intranet 2.0
Ce portail va être la porte d'entrée à l'intranet, un lieu où toutes les informations et les solutions tierces aboutiront, sous forme de lien, ou de flux RSS. Il doit répondre à un certain nombre de critères :

- Possibilité de l'intégrer derrière le Firewall, pour des raisons d'accès et de sécurité, mais aussi pour pouvoir facilement accéder aux applications internes de l'entreprise

- Possibilité pour un administrateur de contrôler tout ou partie du portail, afin par exemple de figer certains éléments et contenus et ainsi qu'ils ne disparaissent du fait de l'utilisateur.  On pourra ainsi garantir la permanence d'un fil d'information corporate, ce qui permettra de s'assurer le sponsorship de la Direction de la Communication !

- Possibilité pour les utilisateurs de customiser leur portail. Si cette fonctionnalité était peu utilisée jusqu'à présent dans les solutions existantes, limitées, il me semble que cela doive changer avec l'apport de nombreux widgets, qui permettent maintenant à l'internaute de faire beaucoup plus que de simplement déplacer ou fermer une fenêtre : il peut maintenant organiser son espace pour qu'il réponde à ses besoins personnels d'information : Documents personnels, météo, bourse, trafic routier, Chat, messagerie, applications diverses, etc. Il ne s'agit donc plus ici d'une fonctionnalité gadget comme cela a pu l'être il y a quelques années, mais une garantie que l'utilisateur, en ayant personnalisé le portail pour qu'il réponde au plus près à ses préoccupations, y revienne souvent.

- Gestion et exploitation
des Tags, pour une navigation et une recherche plus simple et performante

- Intégration de flux RSS (internes et externes), afin de pouvoir intégrer du contenu issu de solutions tierces.
L'utilisateur pourra donc s'abonner aux flux RSS des solutions de veille ou de partage d'information, et rester informé de toute contribution qui pourrait l'intéresser, sans nécessitée de se connecter physiquement sur chacune.

- Gestion du SSO et intégration avec l'annuaire de l'entreprise (LDAP, AD,...) : la capacité à se connecter de manière transparente à tous les composants de l'intranet me semble vital pour assurer sa fréquentation. Une solution sera aussi d'utiliser un navigateur comme FireFox, qui permet de mémoriser les identifiants et de contourner cette difficulté.

Ce besoin me semble aujourd'hui très bien traité par la solution Personall. Google Sites pourrait être un autre prétendant, mais Personall est beaucoup plus puissant, ergonomique et convivial, et paradoxalement, il intègre infiniment mieux les applications Google via les widgets (nommés Gadgets dans l'univers Google) que le portail de Google lui-même ! On ne regrettera de Google Sites que le menu gauche paramétrable (pratique et discret).


Et voilà le résultat :



Il ne restera à ce stade qu'à ajouter quelques fonctionnalités manquantes pour obtenir une réponse très satisfaisante :
- la gestion des actions (très très peu de solutions en proposent par défaut, et la gestion de listes proposée par Google Sites n'est qu'un bien pâle brouillon de celle de Sharepoint).
- quelques fonctionnalités de gestion de projet. On pourra par exemple s'interroger sur les modalités de gestion de la documentation projet avec l'une de ces solutions ou une autre encore, en raison des problématiques particulières qui en découlent (volume, spécificité des contenus, formats de fichiers spécifiques (Gantt, Photoshop, HTML, Programmes,...),...)

En conclusion

L'adoption de ces solutions émergentes, composites, gérées à l'extérieur de l'entreprise, nécessite d'y réfléchir un peu avant d'oser leur confier ses réflexions les plus secrêtes. Nombreuses sont celles qui peuvent s'installer en interne, mais cela augmente singulièrement les coûts et les contraintes.

Les solutions préconisées ici me semblent dignes d'intérêt et susceptibles de répondre rapidement et à moindre coût (probalement 1/3 du coût lié à la mise en oeuvre de Sharepoint par exemple) aux attentes nouvelles des organisations. Elles ne répondront pas à tous les besoins, mais qui le peut actuellement ?

Qu'en pensez-vous ?

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
-
BlueKiwi (2009) : Un portail web collaboratif pour la veille et la gestion de l'expertise
- [Test] Knowledge Plaza : La solution de veille collaborative 2.0 pour l'Entreprise

- Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale
- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable
- Intranet : du portail 1.0 au portail 2.0
- Google Sites : le produit du mariage d'un générateur de site web et d'un outil collaboratif
par Tecoman publié dans : Intranet 2.0
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Sitemap 2 Mars 2009 , Rédigé par Tecoman Publié dans #Intranet 2.0