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Intranet 2.0 : A la recherche du Saint Graal

13 Décembre 2008 , Rédigé par Tecoman Publié dans #Intranet 2.0

Dans un article précédent ("Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale"), j'essayais de déterminer quelle pourrait être la combinaison idéale de solutions du commerce pour éviter d'un coté un développement spécifique (toujours coûteux), et de l'autre profiter des innovations proposées par les éditeurs pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Ma conclusion était qu'il n'y avait toujours pas de solution miracle...

L'ai je trouvée ? A vous de juger, mais j'ai le sentiment d'approcher d'une solution intéressante.

Reprenons la liste de quelques besoins actuels des entreprises :

- faciliter la veille collaborative sur les informations externes à l'entreprise (web,...), afin de faciliter l'innovation ascendante externe (ou dit autrement, profiter des bonnes idées des autres pour créer son propre avantage concurrentiel)
- partager et capitaliser sur les connaissances internes, et en particulier sur les connaissances implicites rarement voire jamais décrites dans les documents habituels des organisations
- identifier l'expertise des collaborateurs, afin de pouvoir faire appel à la bonne personne au bon moment
- remplacer le portail intranet traditionnel (ie "1.0") rarement consulté, par un portail intranet moderne (ie "2.0") qui deviendra spontanément un incontournable pour les collaborateurs (rêvons un peu).
- rendre l'information facile à trouver
- promouvoir la collaboration entre les collaborateurs, afin d'augmenter l'intelligence collective, et donc l'innovation.
- et toujours : fabriquer un intranet moderne et évolutif, rapidement, pour un coût très raisonnable.

Cette liste pourrait être beaucoup plus longue, mais j'y trouve déjà matière à mon propos.

Comment traite t-on ces besoins ?

1- Il nous faut une solution de gestion de la connaissance et de l'expertise des collaborateurs
En ces temps de crise, l'agilité et l'innovation sont à rechercher auprès des collaborateurs, de leur connaissance pratique du terrain et du métier. Mais cette quête ne pourra pas se satisfaire de simples partages de messages ou de fichiers. Il va falloir créer et animer de petites communautés de passionnés : l'expérience montre que seuls 3 à 20% des collaborateurs contribuent, les autres restants passifs. Il va donc falloir se concentrer sur ces acteurs motivés et leur dédier un environnement propice à leurs échanges, et leurs interactions et cogitations.

Je vous propose ici d'utiliser la solution de BlueKiwi. Cette solution offre la particularité de permettre de concentrer la connaissance générée par chaque acteur, en le valorisant individuellement, ce qui se traduit par de l'automotivation, la même que celle qui peut pousser un blogueur à publier article après article, bien qu'il soit seul devant son PC. Les échanges sont favorisés, et l'expertise des contributeurs mise en exergue au travers de leurs écrits.


2- Il nous faut une solution de veille collaborative d'entreprise
La veille est une activité particulière, très différente (mais complémentaire) de l'activité qui consiste à transmettre sa connaissance. Il s'agit ici de capter des informations intéressantes hors de l'entreprise (nous pourrions parler aussi d'intelligence économique), de les ramener dans l'entreprise, et de les partager pour en extraire la substantifique moelle grâce à des débats d'idées. Si 20% des collaborateurs peuvent devenir des contributeurs actifs, je ne pense pas que plus de 5% soient des veilleurs actifs et réguliers. Néanmoins, une petite communauté de veilleurs très actifs peut être extrêmement efficace, surtout si elle est équipée d'une solution de veille collaborative performante et simple à utiliser

Je vous propose d'utiliser Knowledge Plaza pour ce faire. Cette solution sera entre autre extrêmement pratique pour rechercher du contenu, dans l'intranet ou sur le web (ou les deux en même temps), grâce à la puissance de son Meta Moteur.


3- Il nous faut un portail intranet 2.0
Ce portail va être la porte d'entrée à l'intranet, un lieu où toutes les informations et les solutions tierces aboutiront, sous forme de lien, ou de flux RSS. Il doit répondre à un certain nombre de critères :

- Possibilité de l'intégrer derrière le Firewall, pour des raisons d'accès et de sécurité, mais aussi pour pouvoir facilement accéder aux applications internes de l'entreprise

- Possibilité pour un administrateur de contrôler tout ou partie du portail, afin par exemple de figer certains éléments et contenus et ainsi qu'ils ne disparaissent du fait de l'utilisateur.  On pourra ainsi garantir la permanence d'un fil d'information corporate, ce qui permettra de s'assurer le sponsorship de la Direction de la Communication !

- Possibilité pour les utilisateurs de customiser leur portail. Si cette fonctionnalité était peu utilisée jusqu'à présent dans les solutions existantes, limitées, il me semble que cela doive changer avec l'apport de nombreux widgets, qui permettent maintenant à l'internaute de faire beaucoup plus que de simplement déplacer ou fermer une fenêtre : il peut maintenant organiser son espace pour qu'il réponde à ses besoins personnels d'information : Documents personnels, météo, bourse, trafic routier, Chat, messagerie, applications diverses, etc. Il ne s'agit donc plus ici d'une fonctionnalité gadget comme cela a pu l'être il y a quelques années, mais une garantie que l'utilisateur, en ayant personnalisé le portail pour qu'il réponde au plus près à ses préoccupations, y revienne souvent.

- Gestion et exploitation
des Tags, pour une navigation et une recherche plus simple et performante

- Intégration de flux RSS (internes et externes), afin de pouvoir intégrer du contenu issu de solutions tierces.
L'utilisateur pourra donc s'abonner aux flux RSS des solutions de veille ou de partage d'information, et rester informé de toute contribution qui pourrait l'intéresser, sans nécessitée de se connecter physiquement sur chacune.

- Gestion du SSO et intégration avec l'annuaire de l'entreprise (LDAP, AD,...) : la capacité à se connecter de manière transparente à tous les composants de l'intranet me semble vital pour assurer sa fréquentation. Une solution sera aussi d'utiliser un navigateur comme FireFox, qui permet de mémoriser les identifiants et de contourner cette difficulté.

Ce besoin me semble aujourd'hui très bien traité par la solution Personall. Google Sites pourrait être un autre prétendant, mais Personall est beaucoup plus puissant, ergonomique et convivial, et paradoxalement, il intègre infiniment mieux les applications Google via les widgets (nommés Gadgets dans l'univers Google) que le portail de Google lui-même ! On ne regrettera de Google Sites que le menu gauche paramétrable (pratique et discret).


Et voilà le résultat :



Il ne restera à ce stade qu'à ajouter quelques fonctionnalités manquantes pour obtenir une réponse très satisfaisante :
- la gestion du contenu de l'entreprise (je ne parle pas ici de gestion de communautés).
- la gestion des actions (très très peu de solutions en proposent par défaut, et la gestion de listes proposée par Google Sites n'est qu'un bien pâle brouillon de celle de Sharepoint).
- quelques fonctionnalités de gestion de projet. On pourra par exemple s'interroger sur les modalités de gestion de la documentation projet avec l'une de ces solutions ou une autre encore, en raison des problématiques particulières qui en découlent (volume, spécificité des contenus, formats de fichiers spécifiques (Gantt, Photoshop, HTML, Programmes,...),...)

En conclusion

L'adoption de ces solutions émergentes, composites, gérées à l'extérieur de l'entreprise, nécessite d'y réfléchir un peu avant d'oser leur confier ses réflexions les plus secrêtes. Nombreuses sont celles qui peuvent s'installer en interne, mais cela augmente singulièrement les coûts et les contraintes.

Les solutions préconisées ici me semblent dignes d'intérêt et susceptibles de répondre rapidement et à moindre coût (probalement 1/3 du coût lié à la mise en oeuvre de Sharepoint par exemple) aux attentes nouvelles des organisations. Elles ne répondront pas à tous les besoins, mais qui le peut actuellement ?

Qu'en pensez-vous ?

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Lire aussi :
-
BlueKiwi (2009) : Un portail web collaboratif pour la veille et la gestion de l'expertise
- [Test] Knowledge Plaza : La solution de veille collaborative 2.0 pour l'Entreprise

- Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale
- [Test] Personall : une solution (française) de Wiki-Portail web personnalisable
- Intranet : du portail 1.0 au portail 2.0
- Google Sites : le produit du mariage d'un générateur de site web et d'un outil collaboratif

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brice 28/12/2008 15:15

Je pense que les problèmes que vous évoquez sont plutôt liés à la maturité de la solution, qu'à l'open source (qui n'est finalement qu'un mode de commercialisation - du service plutot que de la licence). Quand j'utilise de l'Alfresco, j'ai en face un éditeur aussi sérieux que des éditeurs de solutions propriétaires. Ne pensez-vous pas ?

Tecoman 28/12/2008 15:18


Si, tout à fait. Mais dans l'inconscient général, Open Source = Logiciel que l'on télécharge librement sur internet.... et là...


Brice 27/12/2008 15:02

Bonjour,

Merci pour votre article très intéressant.
Je trouve dommage que votre analyse sur les coûts d'une solution "entreprise 2.0" et solution legacy ait disparu.
Utiliser de l'open source ne permettrait pas de réduire les coûts ?

Tecoman 27/12/2008 18:05


Ha ! Un lecteur attentif ! :-)) Effectivement, pendant quelques heures, j'ai publié une conclusion qui comparait les coûts d'une implémentation Best Of breed par rapport au coût d'une solution d'un
grand éditeur du marché. Et puis à la reflexion je l'ai supprimé car je me suis dit que mes bases de calcul pouvaient être discutables en raison des marges de négociation que chaque entreprise peut
obtenir, en fonction de sa position vis-à-vis de ses fournisseurs (tailles, nombre d'utilisateurs, etc... ).

Coté Open Source, l'économie est aussi discutable : les solutions opens source ne sont pas toujours utilisables telles quelles et nécessitent de l'adaptation (intégration au SI, correction de bugs,
etc...) Par ailleurs, ces solutions évoluent sans tenir compte de VOTRE implémentation, et donc il peut ensuite être délicat de passer d'une version à l'autre ! La seule option, à mon sens, dans ce
domaine est de faire appel à une société qui assure l'intégration et le support technique. Et cela peut vous couter autant que la location d'une solution d'un petit éditeur. Tout dépend aussi du
nombre d'utilisateurs considéré... nombre qui a une forte influence sur les coûts par utilisateur.

Nous sommes à une époque formidable (dans ce domaine) : des solutions innovantes émergent qui bousculent les solutions établies, mais la contre-partie est que nous n'avons pas encore de solution
miracle (en supposant que cela existera un jour)... Reste à faire le bon choix :-)


Gregory Culpin 17/12/2008 13:49

J'ai trouvé très intéressant de voir la façon dont vous voyez l'intégration de ces outils dans un même écosystème et surtout sur votre intérprétation de notre outil Knowledge Plaza.

A priori notre positionnement est cependant davantage centré sur la capitalisation des connaissances que sur la veille collaborative à proprement parler.

Cette capitalisation est alimentée par les utilisateurs (partage de sites web, docs, mails, contacts, etc), ou par la connexion à des bases existantes (comme SharePoint, des disques partagés, etc). L'aggrégation, le décloisonnement et la catégorisation homogène mais flexible de l'information est une des valeurs ajoutées essentielles de Knowledge Plaza.

(1) Cette approche permet un déploiement à grande échelle d'une telle base de partage de connaissances. Cette "scalability" ou "dimensionnabilité" est en effet un point critique qui reste le défaut de beaucoup de plateformes. Selon le rapport récent de Gartner (Magic Quadrant for Social Software Q4), il s'agit par exemple d'un des premiers défauts mentionnés à propos de SharePoint et d'autres outils 2.0 en entreprise.

(2) La localisation d'expertise interne est présente partout car pour toute navigation, recherche ou ouverture d'un élément d'information, on retrouve les personnes qui y ont contribué ou ont été actives dans ce contexte. A l'inverse on peut retrouver par le biais d'une personne toutes les informations auxquelles elle a pu contribuer, rechercher, etc. La localisation d'expertise externe est également gérée intrinsèquement à la "linkedin" lorsque les utilisateurs mettent à disposition (partielle ou totale) leur carnet d'addresses, eux-mêmes catégorisés de façon homogène au côté des autres sources d'information.

3) Le module "web" est effectivement une composante très puissante de recherche contextualisée sur Internet au sein des sites web partagés par les utilisateurs et touche effectivement de près au besoin de la veille. Nous serions par exemple tout-à-fait connectables à un logiciel de veille, comme dans votre schéma, qui pousse ensuite des articles/informations pertinentes dans la base de connaissances KP où tout type de profile peut ensuite intéragir et rassembler cette information au sein d'un projet sur lequel il travaille au sein de la plateforme.

Je parle ici de projets car les mosaiques ont en effet toute la souplesse d'un wiki, à savoir de multiples utilisations possibles comme la gestion de projet, la rédaction collaborative de documents, un intranet, etc. La différence dans notre cas est que ces micro-wikis sont catégorisés et totalement intégrés au sein des autres informations de la base aidant à nouveau la maintenance dans le cadre de grandes organizations où des wikis deviennent rapidement difficiles à gérer. Dans KP, rien ne se perd, rien ne se crée.. tout est lié ;-)

Merci en tout cas pour l'intérêt porté à toutes ces solutions qui ont chacunes leurs intérêts et qui répondent à des besoins propres.

Nolwenn de Personall 17/12/2008 13:35

Merci pour cet article présentant les points importants des solutions Personall. En effet, Personall n'est pas seulement un portail personnalisable, il permet également à l'entreprise d'agréger des informations d'horizons différents au moyen de modules (notamment des flux RSS, des widgets netvibes et google…). Les différentes fonctionnalités que vous décrivez, comme la possibilité de figer certains éléments ou la gestion du SSO ou annuaires LDAP ou AD, font de Personall un portail particulièrement adapté à l'entreprise et pouvant s'intégrer alors même que d'autres solutions existent au sein de l'entreprise. La gestion des tags, permettant de gérer les différents droits d'accès.

En tout cas, merci encore pour cet article présentant des aspects spécifiques de notre solution :)