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Lotus Notes / Sharepoint : les erreurs à ne pas faire

10 Décembre 2008 , Rédigé par Tecoman Publié dans #Mgt - Grands principes

Ce billet est centré sur Lotus Notes, mais il pourrait aussi se décliner d'une manière assez proche sur les espaces collaboratifs Sharepoint... De quoi s'agit-il ? Simplement d'éviter la création insidieuse d'une situation de chaos qui pourrait se terminer par l'abandon pur et simple de la solution, ou par un coûteux projet de remise à plat.

La très grande force de Lotus Notes réside non pas tant dans la messagerie mais dans ses bases documentaires et ce que l'on peut en faire. Si vous ne pensez acheter Lotus Notes QUE pour faire de la messagerie, peut-être vaut-il mieux pour vous de passer directement à MS Exchange, surtout si vous êtes déjà massivement Microsoft et que vous n'avez pas l'intention d'acheter de l'IBM...

Ceci étant dit, vous avez peut-être DEJA la solution (ie Lotus Notes ou Sharepoint). Il y a à mon sens deux grands pièges à éviter si vous voulez pérenniser votre investissement sans douleur :

1- Maintenez des compétences internes : beaucoup de "comptes" Lotus Notes ont migré sur MS Exchange simplement parce qu'ils ne maîtrisaient pas ou plus les compétences techniques nécessaires pour tirer le meilleur parti de la solution (l'inverse est vrai aussi !).

2- Gérez la prolifération des bases Notes (hors messagerie) et des espaces collaboratifs Sharepoint. L'un des pièges avec ces solutions, c'est la facilité qu'il y a à déployer une nouvelle copie d'une base notes ou un nouvel espace collaboratif Sharepoint, sans se projeter sur la situation que cela ne manquera pas de créer à terme. Certes, l'objectif est de répondre aux besoins des utilisateurs, mais la réponse se traduit parfois :
- par une solution customisée, en adaptant un modèle générique via des développements spécifiques locaux
- dans le cas de Lotus Notes, par le fait de ne pas maintenir un lien d'héritage entre un modèle générique et les différentes bases en production qui en découlent.

Au final, on peut arriver à ces centaines ou des milliers de bases Notes totalement indépendantes et partiellement spécifiques, qu'il devient délicat de maintenir (en particulier s'il n'y a plus d'héritage de modèle et si du développement spécifique a été réalisé, le périmètre de ce développement ayant souvent été oublié depuis longtemps).

Il est donc vital :
- de ne pas utiliser les modèles Lotus ou Sharepoint tels que livrés, car ils sont souvent soit trop basiques pour ne pas exiger des adaptations pour répondre aux besoins. Le développement d'une solution plus évoluée peut donc éviter une prolifération de type d'espaces différents.
- limiter au strict nécessaire la divergence entre les différents modèles de solutions que vous serez amenés à créer. Plus il y a aura de modèles, plus il y a aura de maintenance et de support dans le temps.
- Pour Lotus Notes, maintenir l'héritage fort entre un modèle centralisé et toutes les bases qui auront été publiées sur la base de ce modèle : cela facilitera d'autant la publication des évolutions du modèle standard ou de futures migrations.

Au passage, tout développement précifique devrait aujourd'hui à minima intégrer la gestion des flux RSS et des tags, mais ceci est un autre sujet ;-)

Par Fabrice Poiraud-Lambert

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Fabrice 13/12/2008 13:42

Il est vrai que l'on peut faire énormément de choses intéressantes avec un bon développement Lotus Notes. Mais encore faut-il vouloir avoir de (bonnes) compétences internes en développement, puis en maintenance, et surtout comprendre les potentiels et les limites de la solution.

Reste que l'apparition de solutions toutes faites, très pointues, en mode Saas et avec des coûts assez raisonnables, peut tenter fortement.

Concernant la "collaboration", le problème est peut-être que le mot est un peu trop générique : cela se comprend de l'échange d'email au réseau social, en passant par les workflows, l'échange de fichier, la web conférence, les univers virtuels, la co-rédaction au travers d'un wiki, etc... Il me semble que tout le monde ne donne pas le même sens au mot, voire même que nombreux sont ceux qui ne savent pas réellement comment le définir.

Parler de collaboration, c'est un peu comme parler de web 2.0 : tant que l'on a pas partagé une définition, personne ne se comprend. Avant de décider de l'adoption des outils collaboratifs, il est nécessaire d'identifier les besoins auxquels on peut répondre avec, avant de les mettre en oeuvre : cela passe plus facilement.

Vincemobile 13/12/2008 10:51

Intéressant ! Beaucoup d'entreprises n'utilsent Notes que pour la messagerie. Dès qu'on leur parle d'outils collaboratifs il n'y a plus personne et on vous propose des outils connexes...

La plupart des entreprises ne savent décidemment pas se servir des outils de collaboration...