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Intranet : du portail 1.0 au portail 2.0

3 Décembre 2008 , Rédigé par Tecoman Publié dans #Intranet 2.0

La situation des portails intranet en entreprise n'est pas toujours simple. Avec la présence de Lotus Notes ou de Microsoft Sharepoint, les organisations tentent de rentabiliser leur investissement (souvent déjà élevé) en utilisant leur solution pour construire un portail Intranet. Mais cela ne répond plus toujours aux besoins.


Microsoft Sharepoint 2007 (MOSS) : une réponse incomplète

Avec 40% des intranets dans le monde, Microsoft a fait une percée importante sur ce marché ces dernières années. Sharepoint est cependant, de base, une solution que l'on destinera principalement au partage de fichiers ou à la création d'espaces collaboratifs, grâce à une batterie d'outils intégrés tels que :

- calendriers partagés

- listes paramétrables, dont on peut faire simplement de nombreux usages simples (liste et suivi d'actions, gestion de reporting, etc...)

- blog

- wiki

- partage d'images

- ...


Pour autant, Sharepoint 2007 (MOSS) reste incomplet et très inégal, et pourra nécessiter un investissement conséquent (en centaineS de jour/homme de développement) pour fournir un portail Intranet unique (à la fois pour la collaboration, la communication de contenu et la communication corporate) qui réponde aux besoins. Pour pouvoir gérer ses bases de connaissances et ses réseaux d'experts, en utilisant les tags et les flux RSS, Universal McCann (UM) a du ajouter la solution NewsGator à Sharepoint.


Lotus Notes : Pas mieux

Autant j'apprécie Lotus Notes pour la vitesse à laquelle on peut développer des applications, autant il faut convenir que la solution (à minima jusqu'à la v7) reste en retrait de ce qui se fait sur internet en termes de portail intranet, sauf à faire beaucoup de développement spécifique ou acheter des solutions type Lotus Connections et/ou Lotus QuickR et/ou IBM WebSphere, ce qui rajoute cependant des coûts importants en doublant ou triplant le TCO (Total Cost of Ownership).


Les entreprises qui se trouvent en v6.x ou v7 de Lotus Notes se retrouvent ainsi parfois contraintes soit à la migration vers une v8, soit à un changement drastique. Valéo est ainsi depuis deux ans dans un projet global d'abandon de ses 8000 bases Notes v6.5 pour migrer en 2009 sur.... Google Apps (Google Docs, Google Sites, etc...) !


Ce que l'on demande à un Portail 2.0

Si j'avais parlé de l'intranet 1.0 versus 2.0 dans un autre billet, je n'avais pas encore tenté de comparer les évolutions du Portail Intranet :


  Portail intranet 1.0 Portail Intranet 2.0
1

Contenu maîtrisé par le Siège

Contenu en partie rédigé dynamiquement par les collaborateurs
2 Identique pour tous Dynamique en fonction du profil
3 Statique Configurable par l'intranaute
(au moins partiellement)
4 Arborescence de menus Arborescence de menus & nuages de tags
5 Contenu appuyé sur une GED Contenu appuyé sur une GED et des flux RSS
6 L'utilisateur y vient par nécessité ou obligation L'utilisateur y vient aussi par plaisir
7 Fermé Ouvert sur des solutions et contenus externes
(via des widgets et des flux RSS)
8 Moteur de recherche par mot-clés Recherche sur mot-clés et filtres dynamiques
9 Business centric Utilisateur centric (= attractif)
10 L'utilisateur est isolé L'utilisateur appartient à un réseau (social)


3, 6, 7 : Ces points sont particulièrement importants à mon sens, car si le portail est totalement fermé et non paramétrable par l'intranaute, il ne pourra pas y ajouter ses éléments d'intérêts qui font qu'il reviendra naturellement vers le portail intranet. Par exemple, si le portail n'offre pas d'agrégateur RSS, l'accès à un espace documentaire (interne ou externe) spécifique, etc... l'utilisateur devra soit gérer des liens en dehors de ce portail, soit construire, pour les plus avancés, un portail individuel à partir des solutions libres du marché.


4 & 8 : Ce point est lié aux points 8 & 9, et exprime le constat suivant : la navigation par arborescence de menus organisés selon les différents départements de l'entreprise est trop complexe pour l'utilisateur. Il a en effet du mal a se retrouver dans une organisation du siège qu'il ne maîtrise pas toujours, et une documentation pléthorique. Ceci entraîne donc une faible utilisation du portail intranet. Il est donc nécessaire à la fois de permettre une recherche avancé (sémantique, cartographique,...) en utilisant un moteur moderne (et pas une simple recherche full-text, même avancée), et permettre une recherche non structurée (ie indépendante des arborescences, idéalement via un nuage de tags évitant à l'utilisateur de rechercher des concepts qui n'existent pas).


9 : La construction traditionnelle des portails intranet autour d'un pur contenu business contrôlé était une étape nécessaire pour apporter la maturité nécessaire au personnel et aux organisations. Mais nombre d'entreprises constatent que leurs collaborateurs n'utilisent finalement guère ce portail, et sont amenées à mettre en place des solutions de contournement pour y ramener les utiliser :

- mails de synthèse sur les dernières nouveautés du portail

- widgets placés sur le bureau, qui affichent des news ou des extraits du portail

Ces contournements semblent cependant être de fausses bonnes idées, voire des aveux d'échec, principalement parce qu'ils tentent de soigner le mal sans en soigner la cause. Hors la cause est simplement que le portail intranet n'est pas assez orienté vers l'utilisateur et qu'il n'est pas attractif... CQFD.


10 : Je vous renvoie ici sur une autre note : Réseaux sociaux d'entreprise : pourquoi (pas) et comment


Les services Saas (Software as a service) : un facteur de simplicité apparente ?

Pour compenser les lacunes des solutions internes, il devient de plus en plus tentant de regarder la palette exubérante de solutions Saas qui nous est proposée. Ces solutions ne sont pourtant pas si économiques que cela : de 1 à 40 euros par utilisateur bien souvent, ce qui, pour une population de 5000 collaborateurs par exemple, finit par faire des coûts récurrents annuels importants une fois ajoutés les uns aux autres !.


En dehors du facteur coût de la solution en elle-même, se posent ensuite diverses questions :

- quid de l'harmonisation des designs et des ergonomies des différentes solutions : peut-on accepter d'avoir autant d'aspects et de concepts d'utilisation que de solutions ?

- quid de l'accompagnement et du support à chaque nouvel outil, surtout dans un contexte de grand compte ?

- quid du processus d'authentification de chaque solution ? : peut-on obliger l'utilisateur à se loguer sur chaque nouvel outil, potentiellement différemment à chaque fois ? La mise en place d'un SSO par application impliquera un sur-coût d'intégration potentiellement non négligeable, lorsqu'elle est possible.



Un risque : la prolifération de portails personnels non maîtrisés par l'entreprise

Mettons nous dans la situation suivante : l'entreprise dispose d'un portail intranet 1.0 dans lequel l'utilisateur ne se retrouve pas, et/ou dans lequel tous ses outils web ne se trouvent pas.


Avec la prolifération de solutions Saas ou locales, open source ou propriétaires, rien n'empêche aujourd'hui un collaborateur de se construire son propre portail individuel d'agrégation de services, de contenus et de flux, y compris en intégrant les liens vers les outils et contenu du portail intranet. Certes, cette démarche ne concernera dans un premier temps que les Geeks et les pionniers, mais le risque est que cette démarche s'étende, quelles que soit les sécurités mises en oeuvre par les organisations par ailleurs.



Faut-il deux portails intranet pour gérer la transition du 1.0 vers le 2.0 ?

La transition culturelle et technologique entre les deux générations de portail est une difficulté qu'il n'est pas rare de rencontrer : l'entreprise possède déjà un portail de type 1.0, techniquement obsolète mais qui a été coûteux à construire ou à acheter, et qu'il serait très coûteux de modifier pour lui permettre d'atteindre les exigences du 2.0. Par ailleurs, la Maîtrise d'Ouvrage Intranet n'est peut-être pas encore prête à abandonner une partie de son contrôle actuelle pour se risquer dans les plaines inexplorées du 2.0.


Et pourtant, les composantes de l'entreprise étendue (les collaborateurs, les clients, les fournisseurs, les partenaires,...) tapent à la porte en demandant chaque jour un peu plus de solutions et d'évolutions, via l'intranet mais aussi via l'extranet.


L'entreprise se retrouve donc confrontée à une situation incertaine : doit-elle faire évoluer l'ancien portail en interne, ce qui va prendre du temps (trop ?) et coûter (beaucoup ?), sans pour autant avoir la certitude d'obtenir la performance et la capacité d'évolution et d'innovation que peuvent offrir des solutions comme celles de Google, BlueKiwi, Personall, Portaneo,... Ou doit-elle monter un portail 2.0 en parallèle, afin de centraliser les solutions Saas qu'elle ne manque pas d'acquérir, et les flux d'information qui en découlent, tout en offrant une solution souple mais maîtrisée qui réponde rapidement aux besoins montants de ses parties prenantes  ?


La réponse réside dans la situation spécifique à chaque organisation, mais cette réflexion risque fort d'être incontournable à un moment ou à un autre.


Qu'en pensez-vous ?


Par Fabrice Poiraud-Lambert


Lire aussi :

- Intranet 2.0 : un levier pour l’agilité et la performance des Entreprises 2.0

- Intranet 2.0 : la solution (commerciale) idéale

- What the experts say about SharePoint (MOSS)

- Nuages de Tags : pour simplifier la navigation et la gestion documentaire


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