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Outils collaboratifs : un levier de transformation des organisations

1 Juin 2008 , Rédigé par Fabrice Poiraud-Lambert Publié dans #Mgt - Grands principes

Après une longue période de développement des outils informatiques autour de l’exploitation des informations, les organisations et les hommes éprouvent maintenant de nouveaux besoins, liés à la complexité croissante de leur environnement, et à la nécessité de trouver rapidement des solutions innovantes.

Nous assistons donc à une révolution, à la « socialisation » des outils informatiques, afin de passer d’une logique individualiste à une logique collective. Cette tendance, très forte pour l'instant hors des organisations, se traduit par l'apparition d'outils tels que Flikr (partage d'images), YouTube ou Daily Motion (pour le partage de Vidéo), FaceBook (partage d'activités), MySPace, etc... ainsi que toutes les évolutions qui tendent à injecter du réseau social dans les outils.

Cette nouvelle logique permet d’augmenter les interactions entre les individus, de développer les liens. Cela leur permet cependant aussi de développer une autonomie nouvelle vis à vis de l’entreprise, de développer des connaissances qui lui échappent de plus en plus. Il s’agit d’un nouveau challenge que les organisations doivent désormais affronter, à la fois pour conserver les connaissances, mais aussi les hommes (2).

Plus encore, les organisations, déjà confrontées à la nécessité de rationaliser leurs coûts, doivent faire face à de nouveaux défis :

- Une concurrence toujours plus forte, internationale et mondialisée, qui nécessitera d’innover encore plus à tous les niveaux, tant sur les produits et services que sur la manière de les délivrer en maximisant la marge et en fidélisant les clients.

- L’optimisation des coûts internes, dont par exemple celui de l’immobilier, qu’il s’agira plus que jamais de garder sous contrôle. Fin 2006, Renault envisageait ainsi d’instaurer le télétravail et le nomadisme pour 8000 à 10 000 de ses 15 000 collaborateurs franciliens, afin de réduire le coût de son immobilier et optimiser le taux d’occupation de ses locaux (utilisés à 80% seulement) (3). Cette démarche avait déjà été initiée par des sociétés deconseils et de prestations intellectuelles (Accenture, HP, IBM,…), où la notion de bureau personnel a parfois été complètement remplacée par des bureaux temporaires réservésselon les besoins et la présence réelle des collaborateurs. Chez Sun Microsystems par exemple, plus de 50% des effectifs travaillent à distance, où ils le souhaitent, que cela soit chez eux ou au Starbucks Café local (4).

- Le départs massifs à la retraite des Baby Boomers, avec la perte de leur expérience, et leur remplacement par une génération (nommée « Y ») ayant une culture souvent très différente, tant au niveau de son rapport à l'informatique que de son rapport à l'entreprise ou à la société en général. (5)

- L’utilisation massive et prépondérante d’Internet, qui permet aux clients de comparer les coûts et de commander en ligne impliquera paradoxalement une présence accentuée des organisations sur le terrain afin de maintenir des liens relationnels forts avec les clients, pour éviter leur passage à la concurrence, ou au contraire les inciter à changer de fournisseur. Cette contrainte va donc accentuer le besoin en « bureau mobile » et en outils communicants, pour rester en contact avec l’organisation, à distance.

- Les contraintes environnementales (réduction de la pollution et des gaz à effet de serre) imposeront probablement à terme de réduire drastiquement les déplacements ou l’utilisation de véhicules polluants, qu’il s’agisse des voitures comme des avions, ce qui pourra avoir un effet sur la mobilité effective des collaborateurs, et donc sur la nécessité de trouver des solutions alternatives de collaboration à distance.

- L'augmentation effrénée du coût du pétrole va nécessairement faire changer les mentalités, les modes de consommation et les habitudes, et ce probablement beaucoup plus rapidement que prévu (en quelques mois, et non en quelques années), à moins que des solutions alternatives ne se développent très rapidement.

- Une potentielle apparition d'une pandémie de grippe aviaire, qui ne reste encore qu’une menace, mais qui aurait (aura ?) entre autres pour conséquence de consigner de très nombreux collaborateurs chez eux (afin de réduire la propagation et la mortalité) pendant plusieurs mois. On peut imaginer l'impact de ce type de situation sur la majorité des organisations, vidées de leurs collaborateurs, d'autant plus siaucune solution de travail distant n'est disponible ou réellement fonctionnelle.

- Les connexions Internet rapides et les protocoles de télécommunication de type Wimax, Wifi, 3G permettent maintenant aux collaborateurs de travailler à distance. D'ailleurs, selon une étude Lexmark/Ipsos (2006) (6), les personnes interrogées prévoient que les horaires et le poste de travail pourraient considérablement changer d’ici à 2016, avec la fin des horaires « de bureau » (9:00 – 18:00) et le développement des bureaux mobiles.


Encore faut-il que les organisations soient techniquement et humainement prêtes à le faire, les solutions collaboratives se révélant particulièrement précieuses pour maintenir les liens entre les collaborateurs.

Tout concours donc à ce que l'entreprise et l'organisation du travail change dans les années à venir, et l’agilité, concept apparu dans les années 90, est en passe de devenir le Graal que chaque entreprise soumise à forte fluctuation de son contexte recherche ou recherchera, soutenue dans sa quête par tous les acteurs du marché informatique, qui disent détenir tout ou partie de la solution. Cette affirmation est entendue par les organisations : une étude conjointe réalisée en 2006 par Novamétrie, le Cigref et Microsoft auprès de Chefs d’entreprise indiquait qu’ils sont 100% à considérer les technologies de l’information comme le principal levier de transformation des organisations, devant la gestion des compétences (95%) et l’innovation (89%).

Par Fabrice Poiraud-Lambert

_______________________
(1) - LEVAN, Serge K (2004), Travail collaboratif sur Internet, Paris, Vuibert, p.XXVIII
(2) - BALMISSE Gilles (2005), Guide des outils du Knowledge Management – Panorama, choix et mise en œuvre, Paris,Vuibert, p. 306
(3) - RUIZ Jean-François (2006), « L’entreprise extra-muros », 01DSI, N°29 du 15 décembre 2006, p.12
(4) - HOF Robert D (2007), "The Game of Work", Business Week, http://images.businessweek.com/ss/07/08/0809_techwork/source/7.htm
(5) - CHAMINADE Benjamin (2007), "La révolution Y", Focus RH, ttp://www.focusrh.com/article.php3?id_article=1242
(6) - citée par 01 Informatique du 08/12/2006
(7) - Pour l’utilité des outils collaboratifs dans la création de l’agilité, voir aussi FRERY Frédéric, WHITTINGTON Richard, SCHOLES Kevan, JOHNSON Gery (2005), Stratégique, Paris, Pearson Education, p.556

 

 

 

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