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Le Web 2.0 au secours de la communication projet

29 Septembre 2007 , Rédigé par Fabrice Poiraud-Lambert Publié dans #e-Collaboration

Combien d’organisations souffrent des problèmes de communication projet suivants ? :
-         trop de mails (volume, inadéquation au besoin)
-         connaissances formelles et informelles non capitalisées (qui a dit quoi à qui, quand ?)
-         clients (internes / externes) frustrés de ne pas savoir où en sont leurs projets (statut, délai)
 
Si c’est un problème bien connu dans les sociétés de conseil et de service intellectuel, c’est aussi souvent une difficulté rencontrée dans les entreprises utilisatrices. Chez certaines, le sujet est soulevé à chaque changement de DSI par exemple, et malgré toutes les réflexions de groupes et la refonte des organisations, le problème ressurgit régulièrement…
 
En toute logique, chaque Manager nouvelle nommé recherche le Quick Win, afin de démontrer rapidement son efficacité dans les réponses apportées aux problèmes identifiés. Après un recensement des attentes des clients internes (plus de visibilité, moins de mails,…), les modalités de communication transverses sont remis à plat (pour la Nième fois…), et l’on change les processus et l’organisation au passage.
 
Cependant, la refonte des processus, dans notre esprit bien français, fait appel à des schémas de pensée traditionnels (ie issus de la mode du Business Process Reengeniering et de l'Assurance Qualité), qui donnent souvent des résultats froids, conceptuels, parfois plus théoriques qu'applicables dans la durée, ce qui explique peut-être la récurrence de certains sujets. Par ailleurs, les processus font souvent abstraction de la Culture (des hommes et de l'organisation), et des freins psychologiques.

Dans la théorie de gestion du changement, l'un des points les plus importants réside dans ce qui permet d'ancrer le changement dans les pratiques et dans la durée. Les processus se traduisent généralement par des contraintes nouvelles (règles, normes, méthodes) qui ne sont respectées que si les acteurs veulent bien faire l'effort de les respecter, sauf à investir du temps et de l'énergie pour rappeler régulièrement ces règles et monitorer leur application.
Certaines technologies, issus de la vague web 2.0, permettent d'ancrer les pratiques et les processus dans la durée, en structurant la démarche. 

Aborder les problèmes par un angle uniquement procédurale est probablement voué à un échec de plus, si l'on n'aborde pas aussi les moyens de maintenir le changement dans le temps, avec un minimum d’effort.
 
Pour illustrer ces propos, voici quelques slides qui montrent comment concevoir des solutions aux problèmes de communication projet, sous un angle à 180° de l’angle traditionnel. Bien qu’il soit politiquement correct (en France) d’aborder les problèmes d’abord sous l’angle des processus, puis seulement des solutions, voici une proposition qui, basée sur les solutions, permet de reconstruire les processus : 

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  Par Fabrice Poiraud-Lambert

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